Column Will Reijnders, juni 2012

“Afrekensystemen waren in de afgelopen maand twee maal prominent aanwezig in de nationale nieuwsmedia. In het ene geval ging het om een veroordeling van een kassaleverancier die zijn klanten ‘hielp’ met een functie om omzet uit het zicht van de Belastingdienst te parkeren. In het andere geval om de grootschalige fraude die franchisenemers van een supermarktketen zouden hebben gepleegd door een op zich legitieme kassafunctie te gebruiken met belastingontduiking als uitgangspunt. De negatieve aandacht stelt zowel leveranciers als gebruikers van afrekensystemen in een kwaad daglicht. Maar net zoals bij veel nieuwsfeiten het geval is, zijn het incidentele uitzonderingen die de aandacht opeisen.

Dat de meerderheid van de kassaleveranciers en hun MKB-afnemers steeds vaker op zoek zijn naar een kassa zonder verborgen functies, en alle omzet gewoon boeken, is immers geen hot item voor nieuwsmedia. Ondanks de negatieve insteek belichten beide nieuwsverhalen de activiteiten van de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen goed beschouwd ook op een positieve manier. De veroordeling van de kassaleverancier maakt ten enen male duidelijk dat de Belastingdienst werk maakt van dubieuze of verborgen functies in afrekensystemen. Dat is een helder signaal voor aanbieders en gebruikers van kassa’s.

Een kassa met een keurmerk geeft gebruikers van kassa’s een aantoonbare zekerheid dat alle transacties worden vastgelegd op een manier die betrouwbaar is en bescherming biedt tegen het rommelen met gegevens. Dat is alvast één zorg minder bij een eventueel bezoek van de Belastingdienst. De sjoemelende supermarktondernemers hadden echter helemaal geen verborgen knoppen nodig. Zij gebruikten naar verluidt legitieme functies die ook op keurmerk-kassa’s beschikbaar zijn. Hoe boeken van retouren is immers een veel voorkomende handeling die op zich niet frauduleus hoeft te zijn. Of die retouren daadwerkelijk een weerspiegeling zijn van de werkelijke gang van zaken is een andere zaak. Wat wél vast staat is dat keurmerk kassa’s álle retourtransacties – en wat daarmee te maken heeft – zodanig vast leggen dat de transacties en bijbehorende boekingen altijd en compleet op te vragen zijn.

Daarmee wordt fraude niet voorkomen. Maar een ondernemer die buitenproportioneel veel retouren of andere andere ongebruikelijke transacties boekt, zal wel een goed verhaal moeten hebben om te allen tijde te kunnen aantonen dat een en ander conform de werkelijkheid is. Dat besef maakt het er voor de frauderende ondernemer niet eenvoudiger op. In feite doen keurmerkkassa’s precies wat de overgrote meerderheid van de gebruikers van afrekensystemen willen: ze leveren de zekerheid dat alle feiten die belangrijk zijn voor een goede administratie correct worden vastgelegd. Zonder achterdeurtjes of afroomknoppen. Daarmee is er nog geen waterdichte garantie dat er omzet buiten de boeken wordt gehouden. Dat is en blijft de verantwoordelijkheid van de ondernemer zelf.”

Voorzitter Stichting Betrouwbare Afrekensystemen