Checklist implementatie computerkassa

Het kiezen van het meeste geschikte afrekensysteem voor uw bedrijf is best een uitdaging. En als u eenmaal een keuze heeft gemaakt, bent u er helaas nog niet. U moet het door u gekozen systeem daarna ook nog op de juiste manier implementeren, zodat uw bedrijf optimaal profiteert van de mogelijkheden die het door u gekozen systeem biedt.  Zeker als het gaat om computerkassa’s is een dergelijke implementatie niet eenvoudig. Checkout.nl heeft daarom een checklist opgesteld die u kan helpen bij de implementatie van een computerkassa in uw bedrijf.

Deze checklist bestaat uit de volgende onderdelen, die hierna ieder worden toegelicht:

• Optimaliseren van alle stappen die noodzakelijk zijn om transacties te voltooien;
• Inrichten en invoeren van voorraadinformatie;
• Inrichten en invoeren van personeelsgegevens;
• Voorbereidingen treffen om klantinformatie te verzamelen;
• Vastleggen van prestatie indicatoren.

Een goed ingerichte computerkassa is het hart van uw bedrijf. Het systeem zorgt ervoor dat  alle operaties in uw bedrijf gladjes verlopen en dat vervelende, tijdrovende handelingen u door automatisering uit handen worden genomen. Een niet goed ingerichte computerkassa heeft vaak het tegenovergestelde effect: uw operaties verlopen traag en inefficiënt, processen worden ingewikkelder en langer en dat roept irritatie op bij uw medewerkers en klanten.

Optimaliseren van alle stappen die noodzakelijk zijn om transacties te voltooien

De snelle groei van contactloos betalen in Nederland heeft weer eens duidelijk aangetoond dat een snel, eenvoudig en efficiënt afrekenproces erg belangrijk is voor de klant. Bij de inrichting van een computerkassa in winkels wordt dit echter (te) vaak over het hoofd gezien. Het gebruik van een barcode scanner waarmee automatisch alle relevante info en prijzen van een product worden opgehaald uit het systeem is veel efficiënter dan een product handmatig opzoeken of het invoeren van een productnummer. Maak van die mogelijkheid gebruik!

Daarnaast is het ook van belang om aan klanten (naast contant geld) meerdere betaalmogelijkheden te bieden. Contactloos betalen verbetert de efficiency van het afrekenproces sterk. De meeste betaalautomaten die in Nederland worden aangeboden bieden deze mogelijkheden en via Checkout.nl kunt u controleren welke betaalautomaten gekoppeld kunnen worden aan een computerkassa.  Naar verwachting zal in de nabije toekomst het gebruik van mobiel contactloos betalen in Nederland sterk gaan toenemen. Dat werkt aan ondernemerszijde op dezelfde manier als contactloos betalen met de pas. Een investering in een contactloze betaalautomaat loont dus ook daarvoor en u bent meteen op deze betaalmogelijkheid voor uw klanten voorbereid.

Inrichten en invoeren van voorraadinformatie

Een ander – vooral voor winkels enorm belangrijk – onderdeel waarbij uw computerkassa zeer behulpzaam kan zijn is het monitoren en beheren van uw voorraad. Als uw computerkassa vanaf de start goed is ingericht, kunt u uw voorraadbeheer volledig automatiseren. Hiermee bent u in staat om uw klanten 24×7 actuele voorraadinformatie van alle producten in uw winkel(s) en andere kanalen te bieden.

Belangrijke stappen die u bij het inrichten van uw computerkassa in ieder geval kan nemen:

• Invoeren van de juiste hoeveelheden op voorraad voor elke SKU (stock keeping unit: een engelse term voor een uniek product of dienst, bedoeld voor de verkoop, met inbegrip van alle kenmerken die het onderscheid van andere artikelen en uitvoeringen. Denk hierbij aan fabrikant, materiaal, kleur, grootte, verpakking, onderdelen, functionaliteit/ uitbreidingen en voorwaarden).
• Invoeren van bestelinformatie van elke leverancier zodat opnieuw bestellen eenvoudiger wordt;
• Aanmaken van waarschuwingen voor lage voorraadniveaus of het instellen van automatisch bijbestellen (afhankelijk van aard van het product).

Sommige computerkassa’s bieden een tijdklok, waardoor de werkuren van werknemers automatisch worden geregistreerd. Dit kan ook nuttig zijn ingeval van een tekort in de kassa aan het eind van de dag, aangezien u als ondernemer dan kunt nagaan wie, wanneer op die dag aan de betreffende kassa werkzaam is geweest.

Voorbereidingen treffen om klantinformatie te verzamelen

Het verzamelen en analyseren van klantinformatie is een sleutelfunctie van een modern afrekensysteem. Het is min of meer vergelijkbaar met de hierna te behandelen rapportage- en data-analyse functies, maar dan specifiek gekoppeld aan klantgegevens.

De volgende klantgegevens kunnen u waardevolle inzichten opleveren in de behoeften en het gedrag van uw klanten:

• Koophistorie
• Contact informatie
• Persoonlijke informatie (geboortedata, favoriete producten e.d.)

Deze informatie legt ook de basis voor een loyaliteitsprogramma, dat voor veel bedrijven erg zinvol kan zijn. U moet wel goed nadenken voordat u bovengenoemde gegevens gaat verzamelen. Besluit vanaf de start exact welke klantgegevens u wilt verzamelen en hoe u dat gaat doen.  Zorg ervoor dat het verzamelen van deze informatie niet ten koste van de klantbeleving gaat. Als een werknemer alle informatie moet verzamelen tijdens het afrekenen, kan dit bij  de klant voor irritatie zorgen , en voor de werknemer hierdoor erg vervelend (en daarmee demotiverend) om te doen. Waarschijnlijk is het handiger om tijdens het afrekenen alleen naar het e-mail adres te vragen, en ze vervolgens een e-mail formulier toe te sturen waarmee u hen vraagt naar de overige informatie. Bijkomend voordeel is dat de klant hiermee expliciet akkoord kan geven op het gebruik van zijn of haar gegevens. Neem met uw personeel door wat de beste manier is om deze informatie op te vragen, zodat u in staat bent om goede klantprofielen op te bouwen van uw klanten. Ondernemers moeten zich er wel van bewust zijn dat zij vanuit privacy wetgeving verantwoordelijk zijn voor de hen beheerde klantdata. U vindt hierover meer informatie in het rapport ‘Toekomst van de kassa‘.

Vastleggen van prestatie indicatoren

Een belangrijk voordeel van een computerkassa is dat deze transparantie kan bieden in het functioneren van uw bedrijf. De meeste computerkassa’s die tegenwoordig op de Nederlandse markt worden aangeboden bieden functionaliteiten op het gebied van rapportages en data-analyse of kunnen gekoppeld worden aan speciaal hiervoor ontwikkelde software (business intelligence software). Dankzij deze functionaliteiten bent u in staat om de ‘cijfers‘ van uw bedrijf te verzamelen en te verwerken en vervolgens waardevolle inzichten te formuleren die u gebruikt om de juiste beslissingen te nemen en uw bedrijfsprocessen te optimaliseren. Denk bij de ’cijfers’ bijvoorbeeld aan:

• Best en minst verkopende artikelen of diensten (snellopers en langzaam-lopers);
• Hoogste marge artikelen of diensten;
• Meest waardevolle klanten;
• Drukste tijden van de dag;
• Drukste tijden van het jaar.

Hoewel het geweldig is om als ondernemer te beschikken over bovengenoemde gegevens, is dit niet genoeg. De waarde van dergelijke gegevens blijft beperkt als deze niet worden gekoppeld aan uw prestatie doelstellingen. Bij het inrichten van uw computerkassa is het van groot belang dat u uw doelstellingen c.q. verwachtingen over de prestaties van uw bedrijf goed uitwerkt. In  combinatie met de prestatie indicatoren (cijfers) die het wel/ niet halen van deze doelstellingen meten creëert u waardevolle ‘business intelligence’. Ter illustratie: stel u streeft ernaar om in de komende drie maanden een gemiddeld bonbedrag van 144 euro te realiseren. U zorgt ervoor dat uw systeem dit kan meten.  Als u vervolgens na een maand signaleert dat het gemiddeld bonbedrag onder uw doelstelling van 144 euro blijft, dan kunt u tijdig op zoek naar middelen om het bonbedrag te verhogen of om het aantal transacties te verhogen, om zodoende te compenseren voor het niet halen van deze doelstelling.

Hou rekening van alle punten die hiervoor zijn genoemd. Als u deze vanaf de start in uw besluit meeneemt, profiteert u optimaal van uw investering in uw afrekensysteem.