Belastingdienst stelt strengere eisen aan kassasystemen
In de juni editie van TRED magazine is een achtergrondartikel verschenen over kassasystemen. Wij delen dit graag met u.
Moderne kassasystemen kunnen oneindig veel gegevens verstrekken. Foutloos en tot ver achter de komma. Retailers weten dit, maar ook de Belastingdienst kent de mogelijkheden van de kassa van nu. En dus kijkt ze ongevraagd mee en stelt ze steeds strengere eisen aan de systemen. Ontkomen kan niet meer. Als welwillende retailer zult u zich misschien afvragen: wat heeft de Belastingdienst met mijn kassasysteem te maken? Ja, er zijn ongetwijfeld fraudeurs in het land, die via ‘sjoemelsoftware’ een deel van hun omzet verzwijgen. Maar de Belastingdienst zou er toch vanuit moeten gaan dat uw gegevens, die van een eerlijke retailer, gewoon juist zijn? Ze hebben toch geen enkele reden om daaraan te twijfelen?
Voor individuele winkeliers zou dit best kunnen kloppen, maar toch gaat deze redenatie niet helemaal op. Bovendien is er naast fraudeonderzoek nog een andere reden voor de verscherpte blik van de Belastingdienst. De uitgebreide en uiterst precieze functies van moderne kassasystemen leiden indirect óók tot een strengere administratieplicht voor ondernemers. De systemen maken het immers mogelijk om op een super eenvoudige manier – en tegen lage kosten – steeds meer, gedetailleerde informatie te verzamelen. De Belastingdienst ziet dit en vindt dat elke ondernemer gebruik moet maken van deze mogelijkheden
Eisen
Hoe u als retailer aan de eisen van de Belastingdienst voldoet? Ondernemers kunnen er allereerst vanuit gaan dat een eenvoudige, mechanische kassa alleen in zeer uitzonderlijke gevallen nog voldoet. Meestal is een elektronische of computerkassa noodzakelijk. De Belastingdienst hecht hierbij vooral waarde aan het bewaren van transactiegegevens in een ‘elektronisch journaal’, waarin bijgehouden wordt wat er – online en offline – verkocht werd, op welk moment de transactie plaatsvond en – in het geval van een fysieke winkel – wie er op dat moment achter de kassa stond. Verder moet de retailer zijn transactiegegevens snel kunnen aanleveren en mogen deze gedurende zeven jaar niet verloren gaan. Er moet regelmatig een back-up gemaakt worden, zeker als de kassa onvoldoende geheugencapaciteit biedt. De gegevens moeten controleerbaar zijn, voorzien van de gegevens die daarbij horen, zoals een tijdstip en doorlopende nummering en bijzondere transacties’, zoals het corrigeren van reeds geregistreerde betalingen en het opleiden van personeel in ‘trainingsstand’ moeten vastgelegd en bewaard worden. Ondernemers moeten bij een controle inzicht kunnen geven in de instellingen van het kassasysteem en het systeem moet optimaal beveiligd zijn, zodat de transactiegegevens niet verloren of gemanipuleerd kunnen worden.
Keurmerk
Als gevolg van de strenger wordende eisen ontwikkelden softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants in samenwerking met de Belastingdienst het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen. Volgens de partijen geven de geselecteerde ‘keurmerkkassa’s’ een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet en voorzien ze in de wettelijke administratieplicht. Bovendien geven de systemen inzicht in de voorraad en ondersteunen ze bij controle op het personeel. Met een modern kassasysteem stelt u niet alleen de Belastingdienst tevreden, maar komt u, als retailer ook tot veel waardevolle, nieuwe inzichten die u kunnen helpen bij het optimaliseren van uw bedrijfsvoering.
Het hele artikel is te lezen in TRED nummer 7, juni 2016 TRED72016-Achtergrond-kassasystemen.pdf
Tip van Tred
Bent u benieuwd naar de verschillende soorten kassasystemen die er op de markt zijn? Bezoek dan eens de site www.checkout.nl. Op de website www.keurmerkafrekensystemen.nl vindt u meer informatie over het keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen.