Geautomatiseerd afrekensysteem maakt ondernemer wijzer

13 augustus 2019

 

Een modern bedrijf waar veel contant geld in omgaat vraagt extra aandacht van de ondernemer. Geld is vluchtig: een ondernemer is gebaat bij een maximaal toezicht op het kasverkeer. Hierbij is een goed opgezet administratiemodel en intern beheersingsproces van onschatbare waarde. Maximale grip hebben op je onderneming, daar gaat het om. Wat komt daar zoal bij kijken? Een interview met Cok Marks, projectleider ‘Keurmerk kassa’s’ bij de Belastingdienst.

“Tot eind jaren ’80 zag je in winkels dikwijls een analoge kassa op de toonbank staan, waarin dagelijks alle contante opbrengsten werden gedeponeerd. Op het einde van elke werkdag werd de kas opgemaakt. Daartoe telde de ondernemer handmatig het aanwezige kasgeld en draaide hij zogenaamde X- en Z-afslagen van de kassa uit. Na vergelijking van het feitelijke met het papieren kassaldo werd de totaalomzet met een vulpen vastgelegd in een kasboek. De kassastrookjes verhuisden na einde van het boekjaar, tezamen met de inkoopfacturen en bankafschriften, in een kartonnen doos naar de kelder of zolder alwaar ze 7 bewaarjaren stof konden gaan happen. Zo ging dat in die goede oude tijd.

Tegenwoordig is de bedrijfsvoering op een heel andere leest geschoeid: de meeste ondernemers maken gebruik van een geavanceerd kassasysteem. Feitelijk is zo’n kassasysteem onmisbaar voor een écht goede bedrijfsvoering. Denk hierbij aan de vastlegging van in- en verkopen, voorraadbeheersing, toepassing van het juiste btw-tarief en fiscale bewaarplicht. Vergeet hierbij ook de inhuur en planning van het personeel niet. De bedrijfshandelingen kunnen op deze wijze zonder gegevensverlies digitaal worden geregistreerd. Alles ligt onomstotelijk vast en is 100% inzichtelijk. Zo’n geautomatiseerd systeem vormt het digitale hart van de organisatie en je treft het niet alleen aan in de horecabranche maar bijvoorbeeld ook bij warme bakkers, in viswinkels, wellnesscentra, supermarkten, benzinestations en tuincentra. Wat wil een ondernemer nog meer?”

Kassasystemen en Toezicht Belastingdienst

“Het is niet alleen van belang voor de ondernemer dat hij gezien de aard en omvang van zijn bedrijf besluit tot de aanschaf van een geautomatiseerd (keurmerk)kassasysteem, maar ook dat hij na de koop de gebruiksmogelijkheden van dat systeem ten volle benut. Zeker zo belangrijk is dat hij het kassasysteem 100% integreert in zijn geautomatiseerde bedrijfsadministratie. Soms gaat het – bewust of onbewust – mis. Voorbeelden hiervan zijn het niet boeken van retourinkopen en het niet aansluiten van een kassa-unit op het centrale kassasysteem. Ook het verdicht opslaan of tijdelijk bewaren van data als gevolg van verkeerde instellingen heb ik tijdens mijn werk enkele malen voorbij zien komen. In zulke gevallen is sprake van een mogelijk handhavingstekort en zal de Belastingdienst zonodig corrigerend optreden.”

Risico’s bij gebruik van een kassasysteem

“Het is in het recente verleden gebleken dat de omzet met een bepaald kassasysteem kan worden afgeroomd. De gebruiker kan met behulp van een zogenaamde afroommodule reeds eerder vastgelegde bedrijfsinformatie op logische en eenvoudige manier wissen zonder dat daarvan een zichtbaar auditspoor in het systeem achterblijft. Nadat een onjuiste en onvolledige aangifte is gedaan zal de aandacht van de Belastingdienst zich in dat geval in eerste instantie richten op het kassasysteem zelf. Wie is de leverancier? Wat is het merk, type en bouwjaar? Met welke opdracht en specificaties heeft de bouwer van het systeem gewerkt? Wie heeft de implementatieopdracht gegeven? Aan wie is het systeem verkocht? Hoe is de koper voorgelicht? Dat zijn enkele belangrijke vragen die tijdens het onderzoek centraal staan.”

“Beschikbaarheid van afroommodule leidt tot handhavingsactie”

“Uiteraard worden ook de afnemers in het toezicht betrokken. Daar speelt immers het risico van niet verantwoorde omzet. De Belastingdienst kiest daarbij veelal voor een landelijk handhavingsaanpak en benadert de ondernemers die het kassasysteem gekocht hebben. Ook ondernemers die onder het Horizontaal Toezicht vallen worden benaderd. De mogelijkheid bestaat dat voor deze groep gekozen wordt voor een aangepaste handhavingsaanpak. Binnen wettelijke kaders bestaat namelijk de mogelijkheid om een vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst te sluiten. Daarmee worden tijdrovende en kostbare bezwaar- en beroepsprocedures voorkomen.”

De rol van de fiscaal adviseur

“De fiscaal adviseur heeft richting zijn klant -uiteraard wel afhankelijk van zijn opdracht- zowel een adviserende als controlerende rol. Hij kan hem op grond van zijn expertise helpen bij de aanschaf en implementatie van een kassasysteem. Maar hij weet ook welk kassasysteem zijn klant bezit. Hij overziet én moet zich bewust zijn van de fiscale en financiële consequenties van de mogelijke onjuistheid en onvolledigheid van de digitaal aangeleverde kerngegevens uit het kassasysteem. Hij behoort te beseffen dat hij hier een belangrijke verantwoordelijke rol heeft en weet waar hij op moet letten. Zo zal hij bijvoorbeeld alert moeten zijn op de grootboekrekening ‘retourinkopen’ in het geval dat sprake is van retourpinnen. Als een groot deel van de retour gepinde bedragen op onlogische wijze geboekt is op één bankrekeningnummer, dan zal hij zijn klant om een verklaring te vragen. Ook als het brutowinstpercentage significant afwijkt ten opzichte van dat van branchegenoten kan de adviseur niet stil blijven zitten en op zoek moeten gaan naar een verklaring en daarbij de optie van een onvolledig aangeleverd kassabestand als mogelijkheid willen zien. Uiteraard legt hij zowel zijn positieve als negatieve bevindingen vast in het klantdossier.”

Medeplegers en het administratieve boeterecht

“Ik wil de fiscaal adviseur er graag op attent maken dat het fiscale boeterecht in bepaalde gevallen ook hem kan raken als zijn klant in de fout gaat. De Belastingdienst heeft sinds enige tijd namelijk de mogelijkheid om in bepaalde gevallen een bestuurlijke boete op te leggen voor medeplegers. Deze boete is gebaseerd op art 5:40, juncto 5:1 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht. Onder medeplegen kan ook passief medeplegen worden begrepen. Hiervan kan sprake zijn als iemand bewust ergens bij blijft, niet ingrijpt of zich niet distantieert en de gedraging van zijn klant kennelijk accepteert. Deze verwijzing is positief bedoeld; een gewaarschuwd mens telt voor 2.”

Hebt u nog vragen?

Heeft dit artikel uw nieuwsgierigheid of interesse gewekt? Wilt u er graag meer van weten? U kunt reageren via dit forum en desgevraagd wordt contact met u opgenomen.

Meer informatie
U leest meer over keurmerkafrekensystemen op http://www.keurmerkafrekensystemen.nl
Meer informatie over de eisen waaraan uw administratie moet voldoen vindt u op belastingdienst.nl.