Het kiezen van een computerkassa

Het kiezen van een computerkassa

Hoe kiest u het juiste systeem voor uw bedrijf? Een computerkassa (wordt ook vaak een Point-of-Sale – POS – systeem genoemd) is het hart van elk detailhandels- en horecabedrijf. De keuze voor het juiste systeem betekent dat een bedrijf haar dagelijkse activiteiten en werkprocessen beter kan stroomlijnen, haar administratieve lasten kan verminderen, haar fouten kan minimaliseren, haar verkoop kan bevorderen, transactiegegevens betrouwbaar kan opslaan en – last but not least – haar klanten optimaal kan bedienen. Dit artikel helpt u als ondernemer om de computerkassa te identificeren die het meest geschikt is voor uw bedrijf.

1. ZET AL UW WENSEN EN BEHOEFTEN OP PAPIER

De aanschaf van een computerkassa zonder van tevoren goed na te denken over de wensen en – vooral – behoeften van uw bedrijf leidt achteraf vaak tot verkeerde keuzes. Belangrijke vragen hierbij zijn:

• Welke kenmerken en services zijn noodzakelijk voor de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf?
• Welke verbeteringen wilt u in uw bedrijf realiseren met uw nieuwe computerkassa?
• Welke uitdagingen/problemen wilt u oplossen met uw nieuwe computerkassa?

Begin er dus mee deze vragen voor uzelf te beantwoorden. Hierna staan onderwerpen die u daarbij de revue kunt laten passeren.

Software en hardware

Software is het levensbloed van uw computerkassa. Kies daarom altijd eerst uw software, voordat u de hardware gaat kiezen. Uw hardware moet namelijk compatible zijn met de software van uw keuze. Deze software moet op zijn beurt in veel gevallen voldoen aan de specifieke eisen van de sector of zelfs branche waartoe uw bedrijf behoort. Voor sommige bedrijven voldoet een generieke of standaard oplossing prima, terwijl andere bedrijven echt sector- of branche-specifieke behoeften hebben, of zelfs maatwerk behoeften.

De meeste POS software oplossingen bieden een kernverzameling van generieke kenmerken en functionaliteiten, die wordt aangevuld met add-ons (modules) en integraties/koppelingen die tegemoet komen aan de specifieke behoeften van een individueel bedrijf. Hieronder staan de belangrijkste functies voor een detailhandels- en de belangrijkste functies voor een horecabedrijf.

Extra factoren om rekening mee te houden

Geeft u de voorkeur aan een alles-in-een systeem (dus hard- en software) van dezelfde leverancier, of heeft u de technische kennis en vaardigheden in huis om zelf uw ideale winkelautomatisering samen te stellen met onderdelen die afkomstig zijn van meerdere leveranciers? Deze laatste optie is niet verstandig als u deze technische kennis en vaardigheden niet heeft. Veel leveranciers verkopen hun software uitsluitend met specifieke hardware omdat ze de compatibiliteit willen garanderen, de kans op fouten (‘bugs’) willen minimaliseren en het ‘vingerwijzen’ tussen hard- en software leveranciers willen voorkomen in het geval van problemen.

Hoeveel kassaterminals heeft u nodig per vestiging? Bij restaurants is normaal gesproken een terminal per 40 plekken genoeg. Voor winkels is dit afhankelijk van de omvang van de vestiging en het aantal bezoekers. Veel  kleine winkels hebben genoeg aan één afrekenpunt, al zie je bij verswinkels met piekmoment ook vaak twee kassa’s.

Bent u van plan het aantal vestigingen in de (nabije) toekomst uit te breiden? Zo ja, dan kunt u beter direct naar een POS systeem op zoek gaan dat meerdere filialen kan beheren. Of heeft u plannen om uw aanbod van diensten en/of producten uit te breiden in de (nabije) toekomst? Dan is het verstandig om een POS-systeem te kiezen dat eenvoudig te upgraden is naar bijvoorbeeld meer tafels, menu’s (restaurants) en productassortimenten (winkels).

Ook de betrouwbaarheid van een kassa is een belangrijk aspect: kassa’s met het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen bieden de zekerheid van een goede administratie en betrouwbare gegevens, geven overzicht en inzicht en voldoen aan zaken zoals de 7-jarige bewaarplicht. Op checkout.nl is aangegeven of een afrekensysteem zo’n Keurmerk heeft.

Wat zijn uw verdere wensen? Wilt u de omzetsnelheid van uw tafels vergroten? De omzet vergroten via up- en cross-selling? Uw inzicht in uw actuele voorraad verbeteren? Of uw dervingskosten (diefstal, verspilling, bederf) verminderen? Dit zijn allemaal voorbeelden van mogelijke wensen en behoeften van uw bedrijf, waarmee u rekening moet houden indien deze bij u spelen. Zorg daarom als eerste stap dat u al deze wensen en behoeften goed op papier heeft gezet.

2.  SPECIFICEER UW HARDWARE VEREISTEN

U heeft uw prioriteiten voor wat betreft de POS software na bovenstaande stap goed in beeld. Dat betekent dat u de beste passende hardware hierbij kan gaan kiezen.

De basiscomponenten van de hardware van een POS systeem zijn een monitor, een geldlade, een bonprinter, een barcode scanner en een invoerapparaat (toetsenbord of aanraakscherm). In de horeca vindt de invoer in de meeste gevallen plaats via gebruiksvriendelijke aanraakschermen. Deze zijn intuïtief, voorkomen invoerfouten en kunnen zo worden ingericht dat medewerkers sneller bestellingen of onderdelen kunnen invoeren als het erg druk is. Echter, het is verstandig om vooraf goed te bepalen welk invoerapparaat voor uw bedrijf het meest geschikt is. Neem bijvoorbeeld een supermarkt of bouwmarkt. De meeste artikelen worden via een barcode scanner ingevoerd, maar als dit niet lukt (bijvoorbeeld omdat een artikel geen barcode heeft), is toch ook een toetsenbord nodig om de artikelcode handmatig in te voeren.

Steeds meer bedrijven maken gebruik van mobiele apparaten om af te rekenen (aan tafel of bij het schap). Deze mobiele apparaten moeten met name in een horeca- of vers- omgeving wel tegen een stootje en vocht kunnen.

Naast bovengenoemd basiscomponenten is het belangrijk om goed na te denken over alle randapparatuur die uw bedrijf echt nodig heeft. De meest voor de hand liggende randapparatuur om te overwegen is waarschijnlijk een betaalautomaat, waarmee betalingen met de betaalpas  – tegenwoordig steeds meer contactloos – of telefoon geaccepteerd kunnen worden. Het gebruik van contant geld neemt steeds meer af, maar zal in de meeste bedrijven nog steeds ondersteund moeten worden. In dat geval zijn een vals geld detector, afroomkluis (je hebt ook zelf tellende die meteen vals geld detecteren) tot de logische randapparatuur.

3.  STEL UZELF DE VRAAG: HOEVEEL MAG HET KOSTEN?

U koopt uitsluitend een POS-systeem dat u kunt en wilt betalen. Leg daarom uw beschikbare budget naast alle kenmerken en functies op uw prioriteitenlijst en houd er rekening mee dat het benodigde niveau voor onderhoud en support ook geld kost. Probeer voordat u onderzoek gaat doen naar het aanbod van verschillende leveranciers al te besluiten hoeveel geld u over heeft voor verschillende opties.

Een computerkassa varieert sterk in prijs, omdat met name de functionaliteit van de back-end functies sterk kan verschillen. Een computerkassa die vooral gericht is op het afrekenen in de winkel en die niet zoveel back-end functionaliteit biedt zit doorgaans op een budget van circa 1.200 euro (per afrekenpunt) over een periode van 5 jaar. Een computerkassa met veel back-end functionaltiet kost tussen de 3.500 euro en 6.500 euro (excl. BTW), afhankelijk van welke modules er allemaal bij genomen worden. Deze prijzen zijn doorgaans exclusief service- en onderhoudskosten, die tussen de 15-20% van de aanschafprijs per jaar kosten.

Op dit moment neemt het aanbod van cloudkassa’s sterk toe, die – vooral bij de systemen met uitsluitend de meer generieke functies – vaak een ander prijsmodel hanteren, namelijk een vast abonnementsbedrag per maand, dat bij deze systemen tussen de 40 – 60 euro per maand ligt. Hier komen dan nog de kosten van de hardware bij. Over een periode van 5 jaar gerekend komt dit doorgaans neer op een bedrag tussen 3.500 – 5.000 euro (excl. BTW).

Kostenoverwegingen zijn uiteraard heel belangrijk bij de investering in een POS systeem. Echter, baseer uw beslissing niet uitsluitend op prijs, maar houd uw prioriteitenlijst er goed bij en kies voor een systeem dat voldoet aan uw behoeften. Goedkoop kan anders heel snel duurkoop zijn. Een computerkassa die niet voldoet aan uw behoeften levert u namelijk veel minder baten en rendement op. Hetzelfde geldt voor support en ondersteuning. Een computerkassa is niet voor niets het hart van uw onderneming en kan bepalend zijn voor uw succes. Dat betekent dat professionele, deskundige en tijdige ondersteuning van cruciaal belang is voor uw bedrijf. Laat deze ondersteuning niet uitsluitend op basis van kostenoverwegingen achterwege.

4.  GA OP ONDERZOEK BIJ LEVERANCIERS

U beschikt nu over uw lijst met vereisten, prioriteiten en budget. U bent klaar om te gaan onderzoeken bij wie er wat te halen valt. Uw startpunt is uiteraard Checkout.nl. U kunt via Checkout filteren op kenmerken en functies die ook op uw prioriteitenlijst staan, en zodoende bent u in staat om in weinig tijd een shortlist te maken van POS-systemen die geschikt zijn voor uw bedrijf.

Via Checkout kunt u vervolgens eenvoudig naar de website toe van de leveranciers die u op uw shortlist heeft gekozen om extra informatie te verzamelen. U vindt op Checkout.nl ook contactgegevens van de verkoopafdeling van elke leverancier, zodat u ook via telefoon contact kunt opnemen of via e-mail.

Ons advies is om – naast de kenmerken op uw lijst – goed navraag te doen naar de service en support die op de hard- en software wordt geboden door elke leverancier of dealer (reseller).  Het POS-systeem is het hart van uw bedrijf, en als er problemen zijn of u heeft hulp nodig bij het gebruik van dit systeem, is deskundige, snelle, betrouwbare en betaalbare ondersteuning heel belangrijk.  Let hierbij op de volgende zaken:

Garantie. Een geschikte fabrikant van POS hardware biedt garanties voor reparatie en/of vervanging van onderdelen als apparatuur het niet meer doet. Ga echter wel goed na hoe lang de garantietermijnen zijn, wat er wel niet gedekt is en onder welke voorwaarden, en zorg dat u dit op papier krijgt. Zorg dat u bij problemen volledig ontzorgd wordt, en dat diagnose van problemen, opsturen en vervangen van onderdelen, etc. Allemaal onder de garantie / service valt.

Support via telefoon en web. Veel dealers zullen in eerste instantie via de telefoon problemen trachten op te lossen. Zorg daarom wel dat u weet wanneer ze telefonisch bereikbaar zijn. En als u zelf buiten werkuren open bent, zorg dan dat de support van uw leverancier ook beschikbaar is op deze tijden. Er zijn veel leveranciers – met name als ze hun software via de cloud aanbieden – die rechtstreeks toegang hebben tot uw POS-systeem via het web, en zo problemen kunnen identificeren en oplossen.

Support op locatie. Sommige leveranciers zullen een onderhoudsmonteur op pad sturen om ter plekke problemen te identificeren en op te lossen (met name als het gaat om hardware problemen). Als hardware ter plekke niet gerepareerd kan worden, kan het voor u belangrijk zijn dat u vervangende apparatuur krijgt, voor de periode waarin uw eigen hardware gerepareerd wordt.

5.  PROBEER EEN SYSTEEM EERST UIT VOORDAT U HET KOOPT

De meeste leveranciers bieden een mogelijkheid om een demo-versie van een POS-systeem uit te proberen of om een demonstratie van het systeem te krijgen. Neem hier echt de tijd voor, ook al vindt u dat u hier geen tijd voor heeft. Als uw shortlist is afgenomen tot maximaal drie systemen, vraag dan aan elk van deze leveranciers of dealers om een demo. De meeste leveranciers zijn graag bereid om een live demo bij u op locatie te komen verzorgen. Overweeg echter om deze demo bij de leverancier op kantoor te krijgen. Het voordeel daarvan is dat u dan de gelegenheid hebt om de mensen en de plek te zien van het bedrijf waarmee u mogelijk jaren gaat werken en afhankelijk van bent. U krijgt dan een goed beeld van hoe deze organisatie in elkaar steekt en hoe alles werkt.

Schroom ook niet om referenties te vragen, bij voorkeur niet alleen van tevreden klanten maar ook van klanten die minder tevreden of kritisch zijn. Dit voorkomt dat uw verwachtingen te hoog zijn en het verhoogt de kans dat u voorafgaand aan de aankoop al aanziet komen waar een leverancier tekort gaat schieten. Hierdoor bent u beter in staat de beste keuze te maken.

6.  GA AAN DE SLAG MET DE IMPLEMENTATIE

Zodra u de koopovereenkomst heeft ondertekend, start de implementatie van het POS-systeem in uw vestiging(en). Tenzij u een heel eenvoudig systeem koopt, duurt dit proces doorgaans 4-6 weken als het serieus en goed wordt uitgevoerd. Bij de installatie moet er rekening worden gehouden met uw specifieke situatie en er zullen goede instructies en training gegeven moeten worden aan uw medewerkers (indien hier sprake van is). De leverancier moet heel goed bereikbaar zijn na de installatie, omdat dan alles goed getest moet worden, en er snel gereageerd moet worden als er zich problemen voordoen. Laat u niet verleiden om tekortkomingen te accepteren doordat u er mee om leert gaan en er aan gewend raakt.

7.  MAAK GEBRUIK VAN ALLE MOGELIJKHEDEN VAN UW POS-SYSTEEM

Helaas komt het vaak voor dat bedrijven slechts een fractie van de mogelijkheden die hun POS-systeem hen biedt, daadwerkelijk gebruiken. Dit is zonde van de investering. Bij aanschaf moet men er uiteraard op letten dat een POS-systeem niet heel veel functionaliteiten biedt die men niet nodig heeft (die staan dan ook niet op de prioriteitenlijst). Ook al gebruikt u ze niet, u betaalt er wel voor.

De meeste POS-systemen zijn zo gebouwd, dat u ze eenvoudig kan upgraden met nieuwe functies die u graag zou willen gebruiken. Let op, wel vaak tegen betaling van een extra vergoeding. Het kan gaan om koppeling met extra betaalautomaten die van tevoren niet mogelijk waren,  of een koppeling met boekhoudsystemen, webshops e.d. Integraties met andere systemen en applicaties zijn erg belangrijk.

Een belangrijke voorwaarde om hier gebruik van te maken, is echter wel dat u uw software up-to-date houdt met de laatste releases. Let daarom ook op wat het release beleid is van een leverancier, en hoe goed de ondersteuning en informatievoorziening hieromtrent is.

CONCLUSIE

Het kiezen van de juiste computerkassa kost tijd en moeite, maar het levert u als ondernemer uiteindelijk wel enorm veel voordelen op voor uw bedrijf. Ons advies is om bij de aanschaf van een nieuw systeem of vervanging van een bestaand systeem bovengenoemde zeven stappen te volgen. Dit vergroot de kans dat u het juiste systeem voor uw bedrijf kiest.

Bron: CheckOut