Inkopen van betaalautomaten en afrekensystemen

Aan de slag met Betaalautomaten en afrekensystemen

De meeste afrekensystemen leggen per transactie een aantal belangrijke gegevens vast, zoals artikel, aantal, prijs, tijdstip van de transactie en naam van de medewerker. Een modern afrekensysteem kan dan ook waardevolle (nieuwe) inzichten geven die kunnen helpen om de bedrijfsvoering verder te optimaliseren. U kunt deze uitgebreide gegevens in uw uitvraag meenemen. Bij gebruik van een afrekensysteem gelden wettelijke bepalingen voor het inrichten en bewaren van de administratie. Bij de aanschaf van betalingssytemen zult u onder meer een keuze moeten maken tussen vast of mobiel, koop of huur en de onderdelen die u opneemt in uw bestek en de installatie.

Keuze afrekensysteem

Een betrouwbaar afrekensysteem biedt zekerheid op vele gebieden die van belang zijn voor een goede bedrijfsvoering en administratie. Registratie, integriteit, bewaren en inzichtelijkheid staan hierbij centraal. Bij de aanschaf van een afrekensysteem is het raadzaam na te gaan welke zekerheden gewenst zijn en door het afrekensysteem worden geboden.

Administratieplicht

Er geldt een wettelijke administratieplicht. Dit betekent dat er een administratie moeten worden bijgehouden, waaruit te allen tijde de fiscale verplichting blijkt. In eerste instantie gaat het om het vastleggen van financiële kerngegevens, zoals omzet en kosten. Het begrip administratie omvat echter meer dan financiële gegevens alleen. Ook de andere geregisseerde gegevens met het afrekensysteem vallen onder deze administratieplicht. Welke gegevens precies moeten worden opgenomen in de administratie is echter niet eenduidig vastgelegd: de wijze van inrichting van de administratie staat vrij, zolang de administratie past bij de aard en de omvang van de organisatie. De Belastingwet gaat nog iets verder door te eisen dat de administratie zó wordt ingericht en gevoerd, dat de belasting inspecteur binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren (Algemene wet inzake rijksbelastingen) 

Mogelijkheden moderne afrekensystemen

De mogelijkheden die moderne afrekensystemen bieden, heb­ben ook gevolgen voor de administratieplicht. Het is immers mogelijk om eenvoudiger en tegen lagere kosten steeds meer gegevens te verzamelen. Dit heeft tot gevolg dat externe partijen, zoals de Belastingdienst, kunnen verlangen dat ook daadwerkelijk van deze mogelijkheden gebruik wordt gemaakt, passend bij de aard en omvang van de organisatie. Binnen een cateringbedrijf is bijvoorbeeld te denken aan het vastleggen van individuele transacties, het tijdstip waarop deze worden gedaan en de medewerker die de klanten bedient. Ook bij de waardebepaling van toekomstige exploitatieopdrachten kunnen deze moderne afrekensystemen aanbestedende diensten van waardevolle en betrouwbare informatie voorzien. Denk hierbij onder andere aan het maken van een inschatting van de verwachte omzet van een dienstenconcessie als het uitbaten van een gemeentelijke parkeergarage.

Eisen afrekensystemen

Het is raadzaam te beoordelen of het bestaande afrekensysteem (nog) aan de noodzakelijke eisen voldoet. Een eenvoudige mechanische kassa zal enkel in uitzonderlijke gevallen nog voldoen. Veelal is een elektroni­sche of computerkassa noodzakelijk. De volgende aspecten zijn hierbij van belang:

  • Registreren van alle gebeurtenissen
    Alle gebeurtenissen, vanaf het begin van het verkoopproces, moeten geregistreerd  worden. Denk daarbij ook aan bijzondere gebeurtenissen zoals kortingen, retouren, fooien, afgebroken transacties, onttrekkingen enzovoort.
  • Bewaren van transactiegegevens
    Alle transactiegegevens inclusief de bijzondere gebeurtenissen dienen bewaard te blijven. Elke digitale vastlegging moet digitaal bewaard worden, bijvoorbeeld door middel van een elektronisch journaal. Analyse van deze digitale gegevens maakt het mogelijk om binnen redelijke termijn een indicatie te krijgen over de volledigheid van de omzet en inzicht in bijzondere transacties en handelingen. Een (papieren) controlerol geeft geen goed toegankelijke informatie voor controle en  wordt daarom in de regel niet geaccepteerd.
  • Reproduceerbaarheid van transactiegegevens
    Als u de gegevens digitaal vastlegt, kunt u deze digitaal bewaren en binnen redelijke  termijn aanleveren. Is het geheugen van een kassa niet groot genoeg, dan moet u  regelmatig een back-up maken. Uiteraard is het maken van een back-up altijd noodzakelijk, ook als uw afrekensysteem wel over voldoende geheugencapaciteit beschikt.
  • Controleerbaarheid van transactiegegevens
    De registratie van een transactie inclusief de bijbehorende gegevens, zoals tijdstip en  nummering, zijn binnen de administratie te volgen. Eis een doorlopende nummering en  het vastleggen van bijzondere gebeurtenissen zoals het corrigeren van al geregistreerde transacties, het opleiden van personeel (trainingsstand), het openen van de geldlade zonder verkopen en het inloggen van medewerkers. Dit zorgt er voor dat altijd bekend is wie, wanneer welke transacties en handelingen heeft uitgevoerd.
  • Instellingen van het afrekensysteem
    De leverancier kan het afrekensysteem op behoeften instellen. Het is van belang dat  u altijd inzicht kunt geven in deze instellingen en de wijzigingen van deze instellingen.
  • Beveiliging van transactiegegevens
    Het afrekensysteem moet beveiligd zijn tegen verlies van transactiegegevens en  manipulatie van de transactiegegevens.
  • Aanleveren van gegevens bij controle
    Bij controle moeten de transactiegegevens juist, tijdig en volledig, in een leesbaar  bestandsformaat en binnen een redelijke termijn aan derden worden aangeleverd.

Het document Zelfbeoordeling betrouwbaar afrekensysteem biedt hulp bij het beoordelen of uw afrekensysteem voldoet aan de eisen ten aanzien van de wettelijke (administratieve) verplichtingen. Het niet bewaren van de detailgegevens is een administratieve tekortkoming en kan tot een omkering en verzwaring van de bewijslast leiden van de bewaarplicht. Een kassasysteem met onvoldoende geheugen is geen excuus voor het niet bewaren van detailgegevens.

Auditfile

De Belastingdienst heeft meerdere standaard auditfiles ontwikkeld, waaronder een standaard auditfile voor grootboek- en salarisgegevens. Deze standaard auditfile, die softwareleveranciers kunnen opnemen in de software, heeft de effectiviteit en efficiëntie van de externe controle vergroot voor de Belastingdienst en voor de accountant. Er is ook een standaard auditfile voor afrekensystemen ontwikkeld. Deze standaard auditfile kan de lasten van een controle aanzienlijk verminderen. In steeds meer afrekensystemen is de auditfile terug te vinden.

Keuze betaalautomaten

Bij de aanschaf van betalingssystemen zult u onder meer een keuze moeten maken tussen vast of mobiel, koop of huur en de onderdelen die u opneemt in uw bestek en de installatie.

Vast of mobiel

De keuze voor vaste en mobiele betaalautomaten wordt bepaald door de vraag of de automaat op één of meer plaatsen gebruikt moet kunnen worden. In het algemeen geldt dat als gekozen kan worden voor een vaste automaat, dat de voorkeur verdient vanwege de robuustheid, de kosten en het bereik. Echter ook de mobiele automaten zijn steeds beter geworden. Is er een goed bereik voor de mobiele telefoon, dan lukt het ook met de mobiele betaalautomaat. Bij de keuze voor een mobiele betaalautomaat is een goede bereikbaarheid van belang om de werking te garanderen. Dit kan makkelijk getest worden met behulp van de mobiele telefoon. Bij de keuze voor een vaste betaalautomaat is breedband de beste optie. De keuze kan gemaakt worden tussen ADSL, kabel en glasvezel.

Kopen of huren

Automaten kunnen rechtstreeks bij terminalleveranciers worden aangeschaft of via de een kassaleverancier, maar het kan ook via de bank. Banken leveren dan een betaalautomaat van een van genoemde partijen in combinatie met een contract voor de afhandeling van de pintransacties. Als er een betaalautomaat voor korte duur nodig is, bestaan er diverse partijen die betaalautomaten verhuren.

Total costs of ownership

Voor een betaalautomaat geldt een minimale levensduur van 5 jaar. In de keuze tussen de verschillende oplossingen loont het om de Total Cost of Ownership gedurende 5 jaar te onderzoeken en op basis hiervan de keuze te maken.

All-in-one oplossingen

Voor wie een all-in-one oplossing wil zijn er bundels beschikbaar op de markt. Ze bestaan uit minimaal een betaalautomaat en een contract voor het pinnen (een pinbundel). Ook de telecomkosten kunnen in een all-in-one-oplossing zitten. Met een all-in-one-oplossing zijn de kosten te beheersen en verrassingen te voorkomen. Er kan immers tegen vaste kosten tot een bepaald maximum of onbeperkt gepind worden. Er zijn 2 varianten van all-in-one oplossing: een vast pakket en een mobiel pakket.

Installatie

Het in gebruik nemen van een mobiele betaalautomaat is eenvoudig en makkelijk zelf te doen. Ingeval van een vaste automaat is echter al snel een installateur nodig. Er zijn gespecialiseerde installateurs. De Betaalvereniging Nederland houdt daarvan een lijst van gekwalificeerde installateurs bij. Deze installateurs kunnen advies geven over een optimale koppeling met andere voorzieningen zoals telefoon en internet.

Overige onderdelen

Bij aanschaf van een betaalautomaat komt meer kijken dan het uitzoeken van een automaat. De volgende onderdelen zijn relevant:

  • Servicecontract voor onderhoud, updates en in geval van storingen
  • Bankcontract voor het verwerken van de transacties
  • Datacomverbinding voor de verbinding tussen de betaalautomaat en de verwerker van de transacties

Online keuzehulp tool

Voor het vinden van een geschikt afrekensysteem of betaalautomaat kunt u gebruik maken van de Online keuzehulp Checkout.nl . U kunt deze onlinetool tevens gebruiken om te achterhalen welke systemen er beschikbaar zijn en welke trends binnen dit vakgebied gaande zijn. Checkout.nl biedt een overzicht van de beschikbare afrekensystemen en betaalautomaten die in Nederland te koop zijn. Er kan gefilterd worden op onder andere branche, type automaat, installatiegemak en koppelingsmogelijkheden van afrekensystemen.

Betaalautomaten en afrekensystemen toegelicht

Binnen een organisatie is het afrekensysteem (kassa) een belangrijk middel om de transacties op eenvoudige wijze af te wikkelen en te registreren. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een modern afrekensystemen, kunnen daarnaast nog meer gegevens worden vastgelegd. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij de bedrijfsvoering, zoals ondersteuning van het logistieke proces, kascontrole of opbouw van statistische gegevens. Om te kunnen pinnen is een betaalautomaat nodig en een telecomverbinding. De verwerking van de transactie loopt via andere partijen.

Vaak wordt het afrekensysteem en betaalautomaat aan elkaar gekoppeld. Dan hoeft het te betalen bedrag niet te worden overgetypt op de betaalautomaat en worden de betaalgegevens meteen in het afrekensysteem verwerkt.

Afrekensystemen

Kassa’s zijn er in verschillende soorten. Van eenvoudige rekenmachines met een geldlade tot geavanceerde computers die alle bedrijfsprocessen bij elkaar brengen. Een afrekensysteem is op die manier het hart van de organisatie. De kassa verandert van afrekenpunt naar bedrijfsautomatiseringssysteem en informatietool. Een POS wordt steeds meer een ‘Point of interaction’

Afrekensysteem als datatool

Een modern afrekensysteem speelt een centrale rol in de ondersteuning van de bedrijfsvoering.  Hedendaagse afrekensystemen zijn een ware datatool die u onder meer kunt inzetten voor het  uitdraaien van uitgebreide overzichten en rapportages. Ook koppeling met andere systemen  behoort tot de mogelijkheden. Dat kan handig zijn als u behoefte heeft aan managementinformatie  of als u samenwerkt met derden zoals bijvoorbeeld een cateraar, fietsenstallingsbedrijf of andere dienstverlener.

Type afrekensystemen

Afrekensystemen zijn onder te verdelen in 4 typen:

  • Cloudkassa, dit is een afrekensystemen waarbij data en documenten (die vroeger op een lokale PC stonden) via het internet worden opgeslagen.
  • Point-of-sale kassasysteem, dit is een computerkassa (frontoffice) die verbonden is met een computer (backoffice). Het systeem legt alle transacties elektronisch vast. Deze gegevens (database) kunnen vervolgens gebruikt worden als managementinformatie en voor de verantwoording.
  • Elektronische kassa, dit is een afrekensystemen die een (EPROM-)chip heeft waarop de gegevens worden geregistreerd. Het is mogelijk de gegevens uit te lezen en over te brengen naar een centrale computer. Er kunnen diverse rapportages, zoals X- en Z-afslag, worden gemaakt.
  • Mechanische kassa, dit is een afrekensystemen met een beperkt aantal registers. In de registers wordt bijvoorbeeld het aantal transacties of het totaalbedrag vastgesteld. De rapportage, zoals X- of Z-afslag (dagoverzicht), is beperkt. X-afslag is een rapportage met omzettotalen waarbij de omzetteller niet op nul wordt gezet, bij een Z-afslag wel. De mechanische kassa is verouderd.

Betrouwbaarheid afrekensystemen

Een betrouwbaar afrekensysteem biedt zekerheid op vele gebieden die van belang zijn voor een goede bedrijfsvoering en administratie. Registratie, integriteit, bewaren en inzichtelijkheid staan hierbij centraal. Bij de aanschaf van een afrekensysteem is het raadzaam na te gaan welke zekerheden gewenst zijn en door het afrekensysteem worden geboden.

Een betrouwbaar afrekensysteem biedt onder andere de volgende zekerheden :

  • Een goede administratie en betrouwbare gegevens
  • De zekerheid van overzicht en inzicht
  • De zekerheid voor ondernemers en personeel
  • Het voldoen aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar
  • Een lager risicoprofiel bij financiële toezichthouders

Het is raadzaam om bij de aanschaf van een afrekensysteem of bij een exploitatieopdracht te onderzoeken in hoeverre deze zekerheden gewenst zijn en worden geboden.

Daarnaast werkt, mede als gevolg van de strenger wordende eisen en wensen van partijen met wie eigenaren van afrekensystemen een relatie hebben (Belastingdienst, banken, accountants), een aantal kassa-leveranciers inmiddels samen in de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen . Deze stichting heeft als doel om betere en betrouwbare afrekensystemen te leveren. Wanneer een afrekensysteem aan de criteria voldoet, kan de leverancier zich aansluiten bij de stichting.

Betrouwbare afrekensystemen bieden zekerheid dat alle transacties op een betrouwbare wijze worden vastgelegd en biedt bescherming tegen het onrechtmatig aanpassen van gegevens. In een aanbesteding kunnen deze criteria gevraagd worden, mits deze voldoende relatie hebben met het voorwerp van de opdracht. Het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen  is een onafhankelijk en transparant keurmerk voor kassasystemen.

Betaalautomaten

Om te kunnen pinnen is een betaalautomaat nodig en een telecomverbinding, bijvoorbeeld via een vast of mobiel breedbandnetwerk. De verwerking van de transactie loopt bij pinbetaling via derden. Het is de bank of een tussenliggende partij zoals een payment service provider (PSP), die met deze verwerker een contract afsluit. Voor de acceptant van pinbetalingen is de bank of tussenliggende partij de contractpartij. Er zijn bemande en onbemande betaalautomaten. Bemande betaalautomaten kunnen vast, draadloos en mobiel zijn.

Contactloos betalen

Alle  betaalautomaten bieden tegenwoordig ook de mogelijkheid om contactloos te betalen. Daarbij hoeven klanten alleen nog een pincode in te toetsen bij bedragen hoger dan 25 euro. De automaten accepteren betalingen met een pas, een telefoon of wearable (ring, horloge en derglijke). De pas kan in de meeste automaten overigens ook worden ingestoken. Het belangrijkste voordeel van contactloos betalen is het sneller afhandelen van betalingen.

mPOS-systemen

mPOS-systemen zijn apparaten waarmee pinbetalingen kunnen worden afgehandeld. Zij werken in combinatie met een smartphone of tablet. Het zijn voordelige apparaten, die – vanwege de robuustheid en kostenstructuur – vooral geschikt zijn voor beperkte hoeveelheden elektronische betalingen.

Kassa’s en kassakoppelingen

Er zijn losstaande betaalautomaten en er zijn gekoppelde betaalautomaten met het afrekensysteem. Gekoppelde betaalautomaten met het afrekensysteem werken in de regel sneller en hebben een kleinere faalkans bij het overtikken van het bedrag. Vaak zijn de kosten van gekoppelde en geïntegreerde systemen goedkoper dan losse systemen.

Registratie betaalautomaten

Betalingen via een betaalautomaat moeten gemakkelijk, betrouwbaar en veilig zijn. Daarom worden er strikte eisen gesteld aan de werking en beveiliging van betaalautomaten. De eisen zijn gebaseerd op internationale regels en standaarden. Voor alle Europese betaalautomaten gelden dezelfde basiseisen. In Nederland wordt de aanwezigheid van een beschermkap geadviseerd. Betaalvereniging Nederland  (Betaalvereniging) houdt bij welke automaten die hebben en tot wanneer betaalautomaten verkocht en gebruikt kunnen worden. Op hun website vindt u een overzicht geregistreerde betaalautomaten .

Betaalvereniging Nederland

De Betaalvereniging heeft wettelijke taken op het gebied van infrastructuur, standaarden en gezamenlijke productkenmerken voor betaalproducten. De leden van de Betaalvereniging zijn aanbieders van betaaldiensten: banken, betaalinstellingen en elektronisch geldinstellingen. In dit verband zijn vooral de registratie van betaalautomaten, gekwalificeerde installateurs  van breedbandverbindingen voor pinnen en datacommunicatieverbindingen voor pinnen van belang.

Voorkomen en verhelpen van storingen

Met de telecomleverancier kunnen afspraken worden gemaakt over de mate van service. Naast een goed servicecontract is de robuustheid van de telecomverbinding een belangrijk aspect. Een betaalautomaat werkt in principe op elke internetverbinding, maar is wel afhankelijk van de kwaliteit van de verbinding en eventuele herstelgarantie. De Betaalvereniging Nederland registreert telecomleveranciers. Zo is duidelijk welke leveranciers  voldoen aan de door de vereniging vastgestelde minimale kwaliteit.

Marktverkenning

De Stichting Betrouwbare afrekensystemen en Checkout.nl  hebben eind 2017 en begin 2018 onderzoek gedaan naar het aanbod van kassasystemen in Nederland. Op basis van deze onderzoeksresultaten en informatie uit andere bronnen schetst Checkout.nl een beeld van het aanbod van afrekensytemen  in Nederland. Op Checkout.nl kunt u tevens een online keuzehulp  vinden.