‘Automatisering en distributie zijn de twee belangrijke pijlers’
‘Onze long tail betreft wel 250.000 artikelen’, zegt Jos Boot, algemeen directeur van RDC (Retail Development Company). ‘Voor ons is essentieel dat onze automatisering en onze logistieke distributie naadloos op elkaar aansluiten.’
RDC kent een franchiseformule en een inkoopformule. De bekendste franchiseketen is The Read Shop, die 170 vestigingen telt, variërend van de grote XL’s tot de kleinere Express. Een ander onderdeel van RDC is de Tabaronde formule, die bestaat uit 300 inkoopleden in de branche ‘tabak en gemak’. Daarnaast zijn er zo’n 100 zelfstandige boekhandels, waarvoor RDC de marketing en inkoop verzorgt. Op jaarbasis leveren deze activiteiten zo’n 550 miljoen euro op aan consumentenomzet. ‘Een groot deel daarvan is tabak en gemak’, zegt Boot. ‘Dat kenmerkt zich door een hoge en snelle omzet, maar de marges zijn klein.’
Alle activiteiten van RDC worden aangestuurd vanaf het hoofdkantoor, dat sinds 2017 in Waddinxveen gevestigd is.
Luxe uitstraling
Boeken, tabak, maar ondertussen lezen we minder en roken doen we ook al niet meer. Hoe springt RDC hierop in? ‘Bij roken zet de daling nog wel even door’, verwacht Boot. ‘Bij lezen zagen we tot een jaar of vier geleden een krimp, maar nu is het gestabiliseerd. Op een gegeven moment is de basis bereikt. Die blijft voor ons staan op A-merken.’ Als voorbeeld noemt hij een rolletje plakband. Wie het goedkoopste product wil gaat naar een prijsvechter, wie een A-merk als Tesa wil komt bij The Read Shop terecht. ‘Die beweging zien we bij alle artikelen.’ Klanten komen naar The Read Shop voor mooie, goede producten. De winkels hebben niet voor niets een mooie, luxe uitstraling. De verkopers hebben een meer adviserende rol gekregen en de klanten kopen er graag cadeautjes. Boeken, hebbedingetjes, wenskaarten. ‘Vijf jaar geleden was de voorspelling dat wenskaarten in 2018 niet meer verkocht zouden worden. Integendeel. Mensen kopen kaarten van €4 of €5. Het zijn persoonlijke cadeautjes geworden. Handgeschreven, een postzegel erop.’ Doen jongeren dat ook? ‘Ja. En zij kopen ook papieren boeken. Voor fictie uit de top-10 kom je bij ons, een managementboek bestel je online. Dat is wat we zien.’
Enorm niche assortiment
The Read Shop, opgericht in 1992, kreeg vergeleken met andere branches al snel met online concurrentie te maken. Een boek past makkelijk door de brievenbus. ‘We moesten het bedrijf kantelen om dat te pareren’, vertelt Boot. Het bedrijf ging zich meer richten op long tail; producten die niet in de winkel staan, maar die de klant wil bestellen. ‘Dat speciale magazine uit Amerika, of een roze viergatsperforator, of een nietje in een afwijkende maat.’ In zijn branche is het niche assortiment enorm. Boot maakt een vergelijking met de supermarktbranche, waar hij vijftien jaar werkte voordat hij zo’n twintig jaar geleden de overstap maakte naar nonfood-retail. ‘In een supermarkt staan zo’n 25.000 artikelen. In onze winkels staan maar 3.000 of misschien 5.000 artikelen. Maar de long tail betreft wel 250.000 artikelen.’
Automatisering en distributie
‘De long tail nog meer benutten en aanbieden aan de consument, betekent twee dingen’, stelt Boot. ‘Onze automatisering moest op orde zijn en de logistieke distributie aan de achterkant moest goed zijn.’ Boot ontwikkelde een beleidsplan en kreeg groen licht van de aandeelhouders. ‘Ik mocht de reorganisatie leiden en kreeg alle ruimte. Het is fijn om een organisatie op te bouwen.’Hij vond een fusiepartner, Foox, een onderneming met een eigen distributiecentrum en een eigen distributiesysteem. ‘Op die manier hadden we de achterkant in één hand.’ RDC en Foox zijn in Waddinxveen in hetzelfde pand gevestigd, maar het zijn afzonderlijke ondernemingen met hun eigen winst- en verliesrekening. De andere partner waarmee Boot in zee ging, was Valk Solutions. ‘Met hun systeem ASPOS hebben we in de winkelautomatisering een stap voorwaarts gemaakt.’ Het totale assortiment in alle winkels van RDC, dus ook die enorme hoeveelheid long tail, moet in het systeem onderhouden worden. Ook al wordt die roze viergatsperforator maar een keer per jaar verkocht, hij moet in het kassasysteem verwerkt worden, met het goede btw-tarief en de mogelijkheid van retour als de klant het product terug brengt.
ASPOS is een cloudoplossing. Overigens had RDC zo’n tien jaar daarvoor ook al een systeem dat in de cloud werkte. Toen waren ze te vroeg; de toenmalige ISDN-lijnen konden de enorme hoeveelheid data die getransporteerd werd niet aan. Nu de datacapaciteit van de lijnen sterk verbeterd is, speelt dit probleem niet meer. Boot: ‘Logistieke distributie en data in een fysieke retailomgeving hebben we samengebracht. Dat zijn twee belangrijke pijlers die we nu verder uitbouwen.’
Gecertificeerd op het hoogste niveau
Wat was belangrijk bij de keuze voor een afrekensysteem? Door zijn langdurige ervaring in de retail had Boot genoeg gehoord over omzet die afgeroomd werd en ondernemers die werkten met kassa’s in de trainingsstand. ‘Als je het goed wilt doen, moet je op dat punt een stap voor zijn. Daarom vroeg ik zowel aan Valk Solutions en de franchisehouders als aan de Belastingdienst als toezichthouder of ze mee wilden denken. Ik had contact met de taskforce franchise van de Belastingdienst.’ Ook de mogelijkheid van een convenant voor horizontaal toezicht werd besproken. ‘Die optie bleek niet profijtelijk, want het is niet zo dat je minder wordt gecontroleerd als je een convenant hebt. En de optie was ook niet haalbaar, want als RDC hebben wij geen grip op alle betrokken ondernemers.’ Wat wel haalbaar was, was een systeem dat zodanig in elkaar zit dat de kans op frauderen heel klein is, dus de data goed op orde en een gesloten systeem. ‘Voor ons speelt mee dat Valk Solutions een keurmerk heeft. Ze zijn gecertificeerd op het hoogste niveau. Daardoor weet je dat ze steeds bezig zijn om het maximale rendement te halen en het risico zo klein mogelijk te houden. Van een leverancier met een keurmerk weet je dat die blijft voldoen aan voortschrijdende wet- en regelgeving.’
Resultaten vergelijken
‘De systemen zijn zo gebouwd dat de kans op herkenning van fraude groot is’, vertelt Boot. ‘Je kunt benchmarken. Je ziet of een kassa vaker dan gemiddeld geopend wordt voor nultransacties. We weten ook wat de theoretische marges in een winkel zijn. Je moet een marge hebben van 32 procent. Als jij een marge van 26 procent haalt, vragen we of je weet hoe het zit met die 6 procent. Als de marge laag is en de kassa is vaak geopend voor nultransacties, dan zien we dat. Dan kun je onderzoeken of er een causaal verband is.’ Een ander voordeel is dat zo’n margeverschil nu veel sneller aan het licht komt dan vroeger. ‘Toen zagen we het pas als de jaarrekening gemaakt werd. Nu kunnen we sneller reageren.’
Is elke winkelier blij met het systeem? ‘Sommigen vragen: what ’s in it for me? Ik betaal voor iets wat ik niet nodig heb. Dan wijzen we op de voordelen. Bijvoorbeeld dat de boeken die genoemd worden in De Wereld Draait Door en waar de klanten voor binnenkomen automatisch geleverd worden, ook als jij zelf niet hebt opgelet.’
De rol van de overheid
Als de Belastingdienst bedrijven die zich netjes gedragen minder zou controleren en vaker haar licht zou opsteken bij bedrijven die hun zaken niet goed op orde hebben, zou dat helpen. ‘Dat motiveert ondernemers om beter gedrag te vertonen’, stelt Boot. Ook pleit hij ervoor dat de overheid een nadrukkelijker rol gaat spelen bij de nieuwe Europese richtlijn voor het betalingsverkeer, PSD2. ‘Het zou helpen als de overheid voorlichtingsbijeenkomsten zou organiseren en uitlegt wat de retailers kunnen verwachten en welke stappen wel of niet verstandig zijn. Dat zou veel onrust wegnemen en beter gedrag bevorderen.’
