Afrekensystemen (ook wel kassasystemen genoemd) zijn systemen die zich meestal op een vaste plek in een vestiging bevinden, waarmee aankopen van goederen en diensten door klanten worden afgehandeld. De betalingen worden geregistreerd en de klant ontvangt een bewijs van betaling. Vaak zijn meerdere betaalwijzen mogelijk, waarvan contant geld en kaartbetalingen de meest gebruikelijke zijn. Een afrekensysteem voert o.a. de volgende taken uit:
- Identificeren en registreren van alle goederen en diensten die de klant koopt;
- Berekenen van het totale bonbedrag (inclusief BTW en eventuele toeslagen en kortingen);
- Uitvoeren van de betaling (registratie, kassabon aanmaken) van het totale bedrag.
Op Checkout.nl wordt een overzicht gegeven van zowel afrekensystemen als betaalsystemen die op de Nederlandse markt worden aangeboden. De afrekensystemen kunnen worden ingedeeld in drie groepen: kasregisters, computerkassa’s en tablet kassa’s.
Betaalsystemen (of betaalautomaten) zijn systemen waarmee het mogelijk is om kaartbetalingen te accepteren. Op Checkout.nl zijn deze systemen ingedeeld in twee groepen: betaalautomaten en mPOS. Als de klant gebruik wil maken van kaartbetalingen (pinpassen, creditcards, cadeaukaarten, klantenkaarten e.d.) wordt de betaling – een van de kerntaken van een afrekensysteem – gedaan op een specifiek betaalsysteem. De veilige betaalsystemen (o.a. via certificering) hebben verbindingen met betaalinstellingen.
Kassakoppelingen
Een betaalsysteem hoeft niet gekoppeld te zijn aan een afrekensysteem. Bij veel (met name kleinere) bedrijven zijn beide systemen niet aan elkaar gekoppeld. Het nadeel hiervan is dat het afrekenen meer tijd kost en dat de kans op fouten groter is omdat de caissière het bonbedrag vanaf de kassa handmatig moet invoeren in de betaalautomaat.
Op Checkout.nl wordt een onderscheid gemaakt tussen twee typen kassakoppelingen:
- Een eenvoudige kassakoppeling – ook wel twee staps-oplossing genoemd- bestaat uit een koppeling met de kassiersunit van de betaalautomaat. Dankzij de koppeling wordt het te betalen bedrag vanuit de kassa direct doorgesluisd naar de kassiersunit zonder dat de caissière hier nog een bedrag hoeft in te vullen. Vanuit de kassiersunit wordt het bedrag vervolgens doorgesluisd naar de pinpad (het systeem waarin de klant zijn bankkaart steekt en waarop hij zijn pincode intoetst). Bij een storing van het kassasysteem heeft deze oplossing als voordeel dat het pinnen aan de kassa gewoon door kan gaan, omdat via invoeren van het bedrag op de kassiersunit het bedrag naar de pinpad doorgesluisd kan worden (in feite de situatie als er geen kassakoppeling is). Nadeel is dat men een extra handeling heeft bij betaling per pin aan de kassa (het doorsluizen van het bonbedrag naar de pinpad) en een extra transactie bon (kassabon) uit de kassiersunit wordt geprint.
- Een geavanceerde kassakoppeling betekent dat een geïntegreerde betaalautomaat een rechtstreekse verbinding met het kassasysteem heeft. Indien een betaling per pin wordt gedaan wordt het te betalen bedrag direct vanuit de kassa doorgesluisd naar de pinpad. Op de transactiebon worden ook de betaalgegevens van de klant vermeld en ook alle kassiersteksten worden via de kassa getoond. Bovendien wordt het journaal van betalingen via de kassa opgeslagen. Het enige nadeel van een geïntegreerde oplossing is dat bij een storing van het kassasysteem er geen pinbetalingen kunnen worden gedaan aan de toonbank.
In 2011 hebben Detailhandel Nederland en Currence (tegenwoordig Betaalvereniging) een poging gedaan om op basis van het EPAS retailerprotocol (tegenwoordig NEXO genoemd) een standaard kassakoppeling in Nederland te introduceren. Een dergelijke standaard zou voor detaillisten meer keuzevrijheid bieden voor kassasystemen en betaalautomaten en veel kosten besparen. De interface tussen kassasysteem en betaalautomaat ziet er volgens het NEXO protocol schematisch als volgt uit:
De EPAS of NEXO standaard wordt op dit moment nog niet gebruikt door de leveranciers van betaalautomaten. Volgens hen heeft de markt nog niet gevraagd om de implementatie van het NEXO protocol, waarbij tevens speelt dat de kosten van implementatie van dit protocol erg hoog zijn en dat deze door de markt gedragen moeten worden. De installed base van betaalautomaten met kassakoppelingen die werken op basis van het eigen protocol van de leverancier is erg groot. Een overstap naar het NEXO protocol Is volgens de leveranciers van betaalautomaten niet gewenst door deze grote groep gebruikers vanwege eerdergenoemde implementatiekosten. Echter, veel detaillisten en kassaleveranciers geven aan dat zij wel belang bij de introductie van een standaardkoppeling die een eind maakt aan de huidige lock-in situatie. Desondanks lijkt de kans dat de NEXO standaard op korte termijn gebruikt gaat worden in Nederland niet groot.