Cannabisbranche: Samen het niveau van de branche omhoog tillen

 ‘Ervoor zorgen dat coffeeshops maatschappelijk geaccepteerd worden, het niveau omhoog tillen door goede automatisering, ondersteuning en vooral en sluitende administratie. Dat is mijn doelstelling’, zegt Regilio Hermelijn, oprichter en eigenaar van Software Support Nederland. Begin 2022 werd het keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen toegekend aan de SNL Kassa van Software Support Nederland. De SNL Kassa is bestemd voor professionele cannabisondernemers.

‘Onze klanten zijn stuk voor stuk ambitieuze ondernemers die het goed willen doen’, zegt Hermelijn. ‘Daar past een kassa met een keurmerk bij. Hoe transparanter je bent, hoe meer vertrouwen je wekt. Samen werken we eraan om het niveau van de branche omhoog te tillen.’

Behoefte aan automatisering en structuur
Ruim 20 jaar geleden ontwikkelde Hermelijn voor het eerst een kassasysteem voor de cannabisbranche. Hij werkte destijds als programmeur bij een IT-bedrijf. In de jaren daarvoor werkte hij een tijd in een coffeeshop. ‘Die sector was van oudsher een beetje rommelig. Alles gebeurde handmatig, van verkopen met de rekenmachine tot aan kasopmaak met de rekenmachine. Mijn conclusie was dat ze behoefte hadden aan automatisering en structurering. Dat was me altijd bijgebleven.’

Kassasysteem was ongebruikelijk
In zijn  vrije tijd begon Hermelijn met de bouw van een kassasysteem voor coffeeshops. ‘Dat was puur hobbyisme.’ Hij had nog contacten in de sector en vertelde waarmee hij bezig was. ‘Ze vonden het leuk, er was interesse.’ In eerste instantie voorzag hij drie coffeeshops in Hoorn van een kassasysteem, speciaal voor de cannabissector. ‘Dat was zo inspirerend. Het was in die tijd ongebruikelijk dat coffeeshops een kassasysteem hadden.’ Hermelijn stopte met zijn baan in loondienst en begon zijn eigen IT-bedrijf. Inmiddels heeft zo’n 10 procent van de coffeeshops in Nederland automatisering van Software Support Nederland. Hermelijn vertelt dat een groot deel van de coffeeshops in Nederland nog zonder geautomatiseerd systeem werkt. ‘Daar is dus nog goed werk te doen.’

Bijzondere detailhandel
‘Coffeeshops zijn een van de moeilijkste detailhandels’, stelt Hermeleijn. ‘Dat komt onder andere doordat het product cannabis kostbaar is en heel vluchtig. Maar ook de zeer strenge en tegelijkertijd verwarrende regelgeving rondom het gedoogbeleid zorgt voor dynamiek en complexiteit. Dat maakt het uitdagend’. De verkoop van cannabis in de coffeeshop wordt gedoogd, maar de aanvoer van het product naar de coffeeshop niet. ‘Om die reden is het aanstaande ‘Experiment Gesloten coffeeshopketen’, waarbij de hele cannabis productieketen gereguleerd gaat worden, ook zo welkom. We gaan ervoor om van het experiment een succes te maken’.

Toegespitst op de branche
Cannabis is een natuurlijk product. Onder invloed van temperatuurschommelingen kan het indrogen. Een grammetje wiet kan de volgende dag best wat minder wegen. Dat is belangrijk bij een product waarvan consumenten maar heel kleine hoeveelheden kopen. ‘Ga daar maar een goede sluitende administratie op zetten.’ De SNL Kassa is gekoppeld aan een weegschaal, zodat klanten exact zien wat ze krijgen en hoeveel ze moeten betalen. Ook is er een pinautomaat gekoppeld aan de kassa. Het bijzondere van de SNL Kassa is dat deze kassa speciaal voor cannabisautomatisering ontwikkeld is en toegespitst is op de producten die in coffeeshops verkocht worden. ‘De coffeeshop heeft nu eenmaal een heel eigen typische workflow’, zegt Hermelijn. ‘Niet te vergelijken met enig andere detailhandel. SNL Kassa heeft die typische workflow vertaald in een soepel ingekaderde geautomatiseerde structuur met veel handvatten voor de gebruikers van het systeem. Men hoeft weinig meer zelf te bedenken. Met de vele opties en faciliteiten is het SNL systeem uitermate goed naar de eigen wensen en behoeften in te stellen.’

Maatschappelijke acceptatie
Hermelijn is ervan overtuigd dat het keurmerk voor de SNL Kassa bijdraagt aan de maatschappelijke acceptatie van coffeehops. Zo denkt Jeroen van Ham er ook over. Van Ham is eigenaar van vier coffeeshops in Amsterdam, een in Haarlem, een in Zandvoort en een in Hilversum. ‘Ik wil een nette ordentelijke zaak runnen. Daar hoort een goed kassasysteem bij. Klanten zien dat ook. Op een display zien ze precies wat ze kopen en aan elke kassa is een pinautomaat gekoppeld. Voor klanten en personeel is het veilig dat er gepind kan worden.’ Van Ham vindt de uitstraling van zijn zaken belangrijk. ‘Niet alleen een goede kassa, maar mooie, lichte en open winkels.’ Hij werkt al bijna 20 jaar met de kassa’s van Software Support Nederland. ‘Dat was het enige systeem waarmee je fatsoenlijk kon werken. Bovendien biedt Regilio goede faciliteiten.’

Mike de Vree, manager en medeoprichter van Dizzy Duck en Dizzy Duck Down Town in Den Haag, werkte in het verleden met een andere kassa. ‘Een omgebouwd systeem dat eigenlijk voor een andere branche was gemaakt. Dat gaf problemen. De SNL Kassa is toegespitst op onze branche. Het was een opluchting toen we overstapten. Het werkt geweldig.’

Controles Belastingdienst
De Vree vindt het fijn dat de SNL Kassa een keurmerk heeft. De tweede zaak, Dizzy Duck Down Town, werd onlangs geopend. ‘Dan is het voor handhavende partijen interessant om even een kijkje te nemen.’ De coffeeshop werd geconfronteerd met een zogenoemde “waarneming ter plaatse” van de Belastingdienst, een onaangekondigde controle waarbij alles onder een vergrootglas wordt gelegd. ‘Alles moet open, alles wordt geteld en alles moet kloppen.’ Volgens De Vree reageerden de Belastingdienstambtenaren enthousiast toen hij vertelde dat hij keurmerkkassa’s heeft. ‘We lieten het systeem zien. Er zijn speciale knoppen om snel controles te doen. Ik wist zelf nog niet hoe dat werkte, dus ik belde Regilio. Die heeft me er live doorheen geleid. De Belastingdienstmedewerkers vertrokken met een grote glimlach.’ Hermelijn zegt: ‘Met een SNL-keurmerkkassa ben je niet gevrijwaard van controles door de Belastingdienst, maar er wordt wel met andere ogen naar je gekeken.’ De Vree beaamt dat. ‘Dat zeiden ze ook. Ze maakten een aantekening en zeiden: dit zal zeker bepalen hoe we jullie controleren en met jullie omgaan.’

Inzichtelijk
Ook Albert, bedrijfsleider bij De Vliegende Hollander en Koffiehuis Reykjavik in Groningen, is tevreden over het kassasysteem. ‘Dit systeem maakt alles inzichtelijk.  Als er iets verdampt is en dus minder weegt, kun je dat verklaren. Ook richting Belastingdienst. Het zijn  honderdste grammen, maar het is allemaal te zien. We kunnen alles zo uitdraaien, bij controles van de Belastingdienst, maar ook van de gemeente of de politie.’ Albert vertelt dat de politie bij hem langs kwam omdat iemand had afgerekend met een gestolen pinpas. ‘Wij weten dat niet. Maar als de politie zegt om welk bedrag het ging en hoe laat er afgerekend is, zien wij meteen om welke kassa het ging en dan we hebben ook nog een camerasysteem.’ Ook voor de klanten is het inzichtelijk. ‘De weegschalen zijn gekoppeld aan de kassasystemen, dus klanten zien dat er niet gesjoemeld wordt.’ En dan zijn er nog voordelen voor zijn eigen bedrijfsvoering. ‘Ik heb een totaaloverzicht, ik kan alles terugvinden. Wat de voorraad is, wat er verkocht is. Vroeger moest ik alles zelf berekenen en nu gaat het automatisch.’ De Vree is het met hem eens. ‘We zijn een uitzonderlijk bedrijf. We verkopen 65 softdrugsproducten en die moeten passen binnen de handelsvoorraad van 500 gram die door de overheid is voorgeschreven. Dat wordt door dit systeem perfect ondersteund.’

Experiment Gesloten coffeeshopketen
Software Support Nederland verkreeg het keurmerk voor het SNL Kassasysteem in een bijzondere periode; de overheid is volop bezig met de voorbereidingen voor het experiment “Gesloten coffeeshopketen”. Dit experiment moet duidelijk maken of legale levering, inkoop en verkoop van cannabis mogelijk is. Ook wordt de kwaliteit van deze cannabis gecontroleerd. Dit experiment wordt ook wel het wietexperiment of wietproef genoemd. Aan het experiment nemen 10 geselecteerde telers deel en 10 gemeenten, waaronder Groningen. Alle coffeeshops in de deelnemende gemeenten doen automatisch mee aan het experiment. Albert ziet er naar uit. ‘Nu is de inkoop een grijs gebied. Straks kun je gewoon bij de teler langs en kijken. Dat maakt het makkelijker.’

Professionals
Ook Software Support Nederland is betrokken bij het overheidsexperiment. Hermelijn leverde feedback op de Track & Tracesoftware die de overheid heeft ontwikkeld ten behoeve van het experiment. ‘Die tool is cruciaal’, zegt Hermelijn. ‘Die gaat in grote mate bepalen in hoeverre het experiment succesvol wordt. Maar net zo belangrijk zijn de kassa- en administratieve systemen aan de coffeeshopkant en de logistieke, veelal ERP-systemen aan de telerkant. De moeilijkheidsgraad is hoog door de omvang en de veelheid aan verschillende softwaresystemen die straks de virtuele cannabis productstromen op een transparantie manier met elkaar moeten gaan uitwisselen. Dat vereist  nogal wat afstemming en communicatie. Daar ligt de uitdaging. Van een complexiteit aan losse delen een coherent geheel maken.’
Albert zegt: ‘Het Track & Tracesysteem laat vanaf het stekje tot aan de coffeeshop zien wat er gebeurt. Regilio heeft kennis van de branche en van software, dus zijn inbreng is waardevol.’

Voorlopig geniet Hermelijn nog even van het nieuw verworven keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen. ‘Ik wilde dit keurmerk heel graag. Al mijn klanten zijn professionals. Daar past een keurmerk bij. Hiermee laat je zien dat je je best doet je zaakjes goed op orde te hebben.’