U-stal fietsenstalling

Een fraudeongevoelig kassasysteem, dat was een van de voorwaarden die de gemeente Utrecht stelde aan de partij die de fietsenstalling zou beheren. U-Stal kreeg de opdracht. U-Stal werkt uitsluitend met keurmerkkassa’s.

De gemeente Utrecht wilde een systeem dat verder ging dan een simpele kassa. Het systeem zou ook managementinformatie moeten leveren. Informatie over de geldstromen, maar ook over de manier waarop de stalling gebruikt wordt. Zetten mensen hun fiets daar een uurtje neer? Of laten ze hem een paar dagen staan? En dat alles in een ‘zo fraudeongevoelig mogelijk systeem’, zo luidde een van de voorwaarden in de aanbesteding.

Keurmerk
U-Stal werkt met kassasystemen van Wilmar, een bedrijf dat softwarepakketten levert voor de rijwielbranche. De kassasystemen van Wilmar zijn voorzien van het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen. Gaf dat keurmerk de doorslag bij de beslissing van de gemeente Utrecht om in zee te gaan met U-Stal? ‘Het is ongetwijfeld in ons voordeel geweest’, zegt Pieter Mosterd, directeur van U-Stal. ‘Een kassa met een keurmerk is een extra borging. Wij zagen de keurmerkkassa als extra kwaliteit om op te nemen in ons aanbod aan de gemeente.’

Fraudeongevoelig
Tijdens het aanbestedingstraject vonden verschillende verficatiegesprekken plaats met de gemeente Utrecht. Ook over het kassasysteem. Kassaproducent en leverancier Wilfred Furster, directeur van Wilmar Info Systems, verzorgde op verzoek van Mosterd een presentatie voor de gemeente Utrecht. ‘De gemeente wilde een zo fraudeongevoelig mogelijk systeem, maar anderzijds mocht het natuurlijk geen gevangenispoort worden. Een van de eisen was dat de flow niet beperkt zou worden door het kassasysteem’, aldus Mosterd. Dat was een van de aspecten die aan de orde kwamen in de presentatie van Furster. ‘Het is de combinatie: zoveel mogelijk zekerheid, maar geen vertraging.’

Verschillende gemeenten
U-Stal is een stichting die bijna 30 jaar bestaat. De doelstellingen zijn het bevorderen van het fietsgebruik en kwetsbare mensen op de arbeidsmarkt een paar stappen verder helpen. U-Stal beheert diverse bewaakte fietsenstallingen, onder andere in Utrecht, Amersfoort, Woerden, Houten, Nieuwegein en Driebergen-Zeist. Deze stallingen zijn doorgaans eigendom van gemeenten of van NS. Hoewel U-Stal meestal het beheer voor haar rekening neemt, komt het ook voor dat U-Stal een stalling voor eigen rekening en risico exploiteert.

Betrouwbare managementinformatie
De managementinformatie die het kassasysteem moet opleveren, is net zo belangrijk als de informatie over de geldstromen. ‘De fietsenstallingen van de gemeente Utrecht worden op jaarbasis door meer dan een miljoen mensen gebruikt’, zegt Mosterd. ‘Het systeem registreert de bezettingsgraden, 7 dagen per week, 24 uur per dag. Je ziet exact waar de pieken en dalen zitten en wat de behoefte is. Zeker in centrum- en stationsgebieden worden investeringsbeslissingen genomen met een reikwijdte van vele jaren. Dus het is heel belangrijk dat je over goede en betrouwbare informatie beschikt.’

NS
Het kassasysteem van Wilmar is speciaal ontwikkeld voor de rijwielbranche. Zo’n 350 winkels maken hier gebruik van. ‘Het houdt rekening met specifieke zaken die in de branche spelen’, zegt Furster, die zelf ooit fietsenmaker was. ‘Bijvoorbeeld met het registreren van reparaties, het afgeven van verzekeringsbewijzen voor fietsverzekeringen, maar ook met de margeregeling waar fietsenhandelaren mee te maken hebben als ze ingeruilde tweedehands fietsen verkopen.’ Maar ook NS is klant van Wilmar. ‘Alle stations met een zogenoemd Fiets- en Servicepunt zijn overgegaan op Wilmar systemen’, aldus Furster. Momenteel betreft dit onder andere Amsterdam Centraal, Leiden, Delft, Hilversum en Utrecht.

Kansen creëren
Wilmar beschikt sinds medio 2015 over het keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen. ‘Het is een heel traject’, vertelt Furster. ‘Je moet meer registreren en je moet je interne processen aanpassen. Eerst ga je inventariseren, dan implementeren, de Belastingdienst kijkt mee en als het allemaal goed is, krijg je een keurmerk.’ Maar het is het waard, vindt hij. ‘Intern was het een kwaliteitsslag, extern is het goed voor je uitstraling. Je laat zien dat je een serieuze partij bent. Als je een keurmerk hebt, zegt dat ook dat je intern je zaken op orde hebt. Dat creëert kansen. Zonder keurmerk waren U-Stal of de gemeente Utrecht misschien wel bij een andere partij terecht gekomen.’

Gemakkelijk updaten
Op alle locaties van U-Stal wordt gewerkt met dezelfde kassasystemen. ‘Dat heeft ook een praktische reden’, zegt Mosterd. ‘Het is handig als ons personeel overal met dezelfde apparatuur werkt en niet iedere keer een handleiding moet doornemen om te zien hoe de kassa werkt. En je kunt gemakkelijk updaten.’ Omdat de Fiets- en Servicepunten van NS ook met Wilmar systemen werken, kan personeel van U-Stal ook gemakkelijk werken voor NS.

Aantrekkelijke partij
Het feit dat U-Stal overal met keurmerkkassa’s werkt, zorgt er waarschijnlijk ook voor dat U-Stal voor potentiële opdrachtgevers – bijvoorbeeld andere gemeenten – een aantrekkelijke partij is. ‘Het is wel iets wat ik per definitie noem’, zegt Mosterd. ‘Het is goed om dingen te bieden die mensen niet verwachten. Als je meer kunt leveren dan de concrete vraag, is dat altijd goed.’

Keuze van de overheid
Zou de overheid eigenlijk niet altijd moeten kiezen voor systemen met keurmerken? Ja, vindt Furster. ‘Zeker als de overheid zelf betrokken is bij de ontwikkeling en normering, zoals in dit geval de Belastingdienst betrokken is bij het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen.’

Mosterd is het met hem eens. ‘Als de overheid betrokken is bij de totstandkoming van een keurmerk, is het logisch dat de overheid kiest voor partijen die met keurmerkproducten leveren. Als je dat in bepaalde gevallen niet zou doen, moet je daarvoor wel heel duidelijke redenen hebben.’ Hij voegt eraan toe: ‘De overheid werkt met publiek geld. Dan moet je zorgen voor een goede borging.’

SAMSUNG DIGITAL CAMERA

SAMSUNG DIGITAL CAMERA