Voldoet uw organisatie aan de administratie- en bewaarplicht? – deel 1

4 februari 2021

Niet elke boekhouding is een binnen redelijke tijd controleerbare administratie.
Het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden maakt dit in een drietal uitspraken in het jaar 2020 duidelijk.
Het begrip controleerbaar binnen redelijke termijn uit artikel 52, lid 6 van de AWR staat in deze uitspraken centraal.

In deze serie bespreekt Steven Danen van SBA de uitspraken en benoemt daarbij de leerpunten met betrekking tot de administratie- en bewaarplicht. Ondernemers en fiscaal dienstverleners kunnen deze punten gebruiken om de eigen administratie te evalueren.

De hoofdlijnen in de uitspraken zijn:

  • De aanlevering van grote hoeveelheden gegevens op papier is niet acceptabel.
  • Er wordt aansluiting gezocht bij het begrip controleren van financiële verantwoordingen uit het vakgebied van de accountancy.
  • De geld-goederenbeweging kan op specifieke producten worden toegepast.
  • Als de geld-goederenbeweging lastiger is op te stellen, is dat geen rechtvaardiging voor niet bewaren van detailgegevens.
  • Detailgegevens kunnen ook dienen voor vaststellen van af- of aanwezigheid van manipulaties van de omzet.
  • Er wordt afstand genomen van een discutabele interpretatie van het begrip controleren in de uitspraak van het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch 20 mei 2016 (ECLI:NL:GHSHE:2016:1993).

Hof Arnhem-Leeuwarden – 21 januari 2020
(ECLI:NL:GHARL:2020:468)

De casus:

Een ondernemer exploiteert een café-restaurant in het centrum van een plaats met daarbij een zaal voor ongeveer 200 personen. Hij heeft ook een lunchroom en ijssalon in het centrum van dezelfde plaats. Een aanzienlijk deel van de omzet is in contanten en het kassaldo in de boekhouding is ook aanzienlijk.

Bij een belastingcontrole ontstaat meningsverschil of de aangeleverde boekhouding voldoet aan de eisen van de wet (Algemene Wet Rijksbelastingen, artikel 52).
De ondernemer vindt dat – binnen het kader van de mogelijkheden die zijn commerciële bedrijfsvoering biedt – aan de hand van boeken en bescheiden is aangetoond dat zijn administratie voldoet aan de eisen.

De uitspraak:

Het hof stelt in de uitspraak de volgende gebreken vast:

  • De ondernemer wist maandelijks het kassajournaal van zijn kassa. Daardoor zijn geen detailgegevens meer beschikbaar.
  • De ondernemer vult dagelijks een kasopmaak-staat in aan de hand van Z-afslag, pinautomaat-afslag, uitgavenbonnetjes en geteld begin- en eindsaldo van de kassa. Na de maandelijkse boeking in het kasboek gooit hij de kasopmaak-staten en alle bijbehorende bewijsstukken weg.
  • De ondernemer boekt de ontvangsten per dag in het kasboek, maar de uitgaven en de pinbetalingen in maandtotalen. Hij neemt alleen het kassaldo per einde van een maand op.
  • Per factuur in rekening gebrachte bedragen en bestedingen van pofklanten zijn in de ontvangstbedragen opgenomen. Het kassaldo volgens het kasboek is daardoor veel hoger dan het daadwerkelijk kassaldo.
  • Van een betaling door een pofklant maakt de ondernemer geen vastlegging. Het pofoverzicht, dat is voldaan, gooit hij weg. Ook een groot aantal facturen van debiteuren is niet bewaard gebleven.
  • De ondernemer geeft aan dat na afstorting naar de bank ongeveer € 2.000 in kas is, het kassaldo volgens het kasboek ligt op een hoger niveau (van € 3.300 tot € 22.000).
  • Er zijn dagen gevonden waarop alleen de pinbetalingen al hoger zijn dan de totale geboekte omzet.
  • De geldstromen binnen het cafe-restaurant en de ijssalon lopen door elkaar, onder meer door het uitlenen van personeel en het gezamenlijk doen van inkopen. Hiervan is ten onrechte geen vastlegging gemaakt. Het hof motiveert dit nadrukkelijk.

De leerpunten:

Een boekhouding – binnen de commerciële mogelijkheden van het bedrijf – is nog geen binnen redelijke tijd controleerbare administratie. De ondernemer vindt, dat hij met deze boekhouding zelf voldoende grip op zijn bedrijf heeft. Artikel 52, lid 6 van de AWR verlangt een stapje meer van deze ondernemer.

Een kasadministratie, die een ‘administratief’ saldo toont, dat ver afwijkt van het daadwerkelijk kassaldo, is niet deugdelijk.

De ondernemer, die meerdere ondernemingen drijft, moet de bedrijven administratief goed gescheiden houden. De administratie van elk bedrijf geeft inzicht in de financiële situatie van precies dat bedrijf.