Voldoet uw organisatie aan de administratie- en bewaarplicht? – deel 2

11 februari 2021

Niet elke boekhouding is een binnen redelijke tijd controleerbare administratie.
Het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden maakt dit in een drietal uitspraken in het jaar 2020 duidelijk.
Het begrip controleerbaar binnen redelijke termijn uit artikel 52, lid 6 van de AWR staat in deze uitspraken centraal.

In deze serie bespreekt Steven Danen van SBA de uitspraken en benoemt daarbij de leerpunten met betrekking tot de administratie- en bewaarplicht. Ondernemers en fiscaal dienstverleners kunnen deze punten gebruiken om de eigen administratie te evalueren.

De hoofdlijnen in de uitspraken zijn:

  • De aanlevering van grote hoeveelheden gegevens op papier is niet acceptabel.
  • Er wordt aansluiting gezocht bij het begrip controleren van financiële verantwoordingen uit het vakgebied van de accountancy.
  • De geld-goederenbeweging kan op specifieke producten worden toegepast.
  • Als de geld-goederenbeweging lastiger is op te stellen, is dat geen rechtvaardiging voor niet bewaren van detailgegevens.
  • Detailgegevens kunnen ook dienen voor vaststellen van af- of aanwezigheid van manipulaties van de omzet.
  • Er wordt afstand genomen van een discutabele interpretatie van het begrip controleren in de uitspraak van het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch 20 mei 2016 (ECLI:NL:GHSHE:2016:1993).

 

Hof Arnhem-Leeuwarden van 27 maart 2020
(ECLI:NL:GHARL:2020:5228)

De casus:

Een vof met twee vennoten exploiteert een cafetaria en een restaurant. De omzetten worden bijna volledig in contanten ontvangen. Voor de vastlegging van bestellingen en ontvangsten worden kassa’s gebruikt.

  • De detailgegevens van de verkopen zijn niet digitaal bewaard gebleven. Bij het maken van de Z-afslag zouden deze gegevens van de kassa verdwijnen.
  • De Z-afslagen en papieren kassarollen van het restaurant zijn niet bewaard.
  • De kassarollen van het cafetaria zijn ten dele bewaard en deze zijn in leesbaarheid achteruit gegaan.

De Belastingdienst stelt dat controle van de omzet met behulp van de papieren kassarollen onevenredig veel tijd in beslag zal nemen.

De vof verwijst ook naar de uitspraak van het hof ’s‑Hertogenbosch van 20 mei 2016 (ECLI:NL:GHSHE:2016:1993) en stelt dat het niet bewaren van de detailgegevens ook in hun geval niet moet leiden tot de gevolgtrekking dat de administratie- en bewaarplicht is geschonden. Een verbandscontrole op goederenniveau is niet mogelijk, zo stellen de ondernemers.

De uitspraak:

Detailgegevens zijn niet elektronisch bewaard en voor een groot deel ook niet op papier. Voor zover de gegevens wel op papier aanwezig zijn, is de leesbaarheid verminderd. Daarmee zijn deze ook niet bewaard gebleven. Het wel leesbare deel is onvoldoende om een oordeel over de gehele omzet te kunnen geven.

Bovendien is met die wel bewaard gebleven detailgegevens een controle niet binnen een redelijke termijn mogelijk. Het leggen van een verband tussen de inkoop en de verkoop aan de hand van vele kassarollen van elk tientallen meters lang is dermate arbeidsintensief, dat de controle-termijn gelet op de aard en de omvang van de onderneming onredelijk lang zou worden.

De controle van de volledigheid van omzet in geld wordt ook bemoeilijkt doordat niet dagelijks Z-afslagen zijn gemaakt en deze dus kennelijk niet de basis vormen voor een dagelijkse boeking in het kasboek.

De administratie van de vof bevat niet voldoende andere gegevens die een afdoende controle van de verantwoorde omzet binnen een redelijke termijn mogelijk maakt.

Naar het oordeel van de rechtbank hebben de ondernemers niet aannemelijk gemaakt dat zij een vergelijkbare situatie hebben als in de genoemde uitspraak van hof ‘s-Hertogenbosch. Het voeren van menu’s en weekaanbiedingen laat onverlet dat verbandscontroles op bepaalde producten (bijvoorbeeld blikjes bier) mogelijk blijven.

Voor zover er door de bedrijfsvoering sprake zou zijn van een bemoeilijking van het leggen van verbanden op goederenniveau, brengt dit naar het oordeel van de rechtbank geenszins met zich dat de ondernemers niet meer gehouden zouden zijn detailgegevens te bewaren.

De ondernemers hebben niet voldaan aan de administratie- en bewaarplicht.

De uitspraak in hoger beroep van het hof is kort. De rechtbank heeft een volstrekt correcte uitspraak gedaan. Het hof wil voorkomen dat deze casus nogmaals – maar dan over de opgelegde aanslagen – door haar beoordeeld moet worden en dringt aan op directe afdoening ter plaatse.

Keurmerkkassa

In het bereikte compromis zijn ook de aanpassingen aan de administratie afgesproken. Jammer dat deze bijlage niet is gepubliceerd. Zou het niet goed zijn te weten dat de Belastingdienst hier bij aanschaf en gebruik van een Keurmerkkassa verlangde?

De leerpunten:

Een vastlegging van een grote hoeveelheid – voor een boekenonderzoek noodzakelijke – gegevens op papier is niet toegestaan. Bij een controle moeten die gegevens eerst weer gelezen en ingetoetst worden op een computer om op een zinnige en achteraf controleerbare manier een geld-goederenbeweging te kunnen maken. Dit is niet controleerbaar binnen redelijke tijd. Kortom een kassa met een papieren controle-rol is niet meer van deze tijd.

Een geld-goederenbeweging op specifieke producten, die niet worden bewerkt in de onderneming (de rechtbank noemt als voorbeeld blikjes bier), kan een duidelijke indicatie geven of de omzet volledig is verantwoord.

Als de aard van de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld het samenstellen van te verkopen gerechten uit ingekochte producten) het leggen van de verbanden op goederenniveau moeilijker maakt, ontslaat dit de ondernemer niet van de bewaarplicht.