Voldoet uw organisatie aan de administratie- en bewaarplicht? – deel 3

18 februari 2021

Niet elke boekhouding is een binnen redelijke tijd controleerbare administratie.
Het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden maakt dit in een drietal uitspraken in het jaar 2020 duidelijk.
Het begrip controleerbaar binnen redelijke termijn uit artikel 52, lid 6 van de AWR staat in deze uitspraken centraal.

In deze serie bespreekt Steven Danen van SBA de uitspraken en benoemt daarbij de leerpunten met betrekking tot de administratie- en bewaarplicht. Ondernemers en fiscaal dienstverleners kunnen deze punten gebruiken om de eigen administratie te evalueren.

De hoofdlijnen in de uitspraken zijn:

  • De aanlevering van grote hoeveelheden gegevens op papier is niet acceptabel.
  • Er wordt aansluiting gezocht bij het begrip controleren van financiële verantwoordingen uit het vakgebied van de accountancy.
  • De geld-goederenbeweging kan op specifieke producten worden toegepast.
  • Als de geld-goederenbeweging lastiger is op te stellen, is dat geen rechtvaardiging voor niet bewaren van detailgegevens.
  • Detailgegevens kunnen ook dienen voor vaststellen van af- of aanwezigheid van manipulaties van de omzet.
  • Er wordt afstand genomen van een discutabele interpretatie van het begrip controleren in de uitspraak van het gerechtshof ‘s-Hertogenbosch 20 mei 2016 (ECLI:NL:GHSHE:2016:1993).

Hof Arnhem-Leeuwarden van 13 oktober 2020
(ECLI:NL:GHARL:2020:8236

De casus

De ondernemer exploiteert twee döner kebab-zaken, gelegen in het centrum van de plaats. Beide zaken beschikken over een kassa. De pinapparaten zijn gekoppeld aan deze kassa’s. De omzet van beide horecazaken is grotendeels contant, de rest wordt via pintransacties betaald. Belanghebbende heeft acht werknemers in dienst.

Bij een belastingonderzoek blijkt dat de in- en verkoopadministratie van belanghebbende bestaat uit door belanghebbende in Excel opgemaakte kasstaten per maand en de inkoopnota’s.

  • De Z-afslagen, de pin-dagafslagen en de pintransactiebonnen zijn niet bewaard.
  • Er zijn geen gegevens over de voorraad bijgehouden of bewaard.
  • Er is geen urenregistratie ten aanzien van de werknemers bijgehouden.

De ondernemer beschikt niet meer over de detailgegevens van de kassa’s. Hij heeft zijn kassaleverancier de detailgegevens van beide kassa’s laten verwijderen.

De kassaleverancier heeft nog een bestand met een deel van de detailgegevens van de kassa (een kassajournaal) van één van de kassa’s. Van de andere kassa heeft de kassaleverancier geen bestanden. In het kassajournaal staat meer omzet dan in het Excel-bestand en in de aangiften. De verschillen zijn aanzienlijk.

De Belastingdienst geeft een informatiebeschikking af wegens niet voldoen aan administratie- en bewaarplicht. De ondernemer gaat in bezwaar en beroep.

In de beroepsfase doet de Belastingdienst derden-onderzoek bij de kassaleverancier en vindt een back-up van de database van één van de kassa’s. Deze gegevens worden bewaard om bij de voortzetting van het onderzoek na de uitspraak op het ingestelde beroep te worden gebruikt.

De Belastingdienst meent dat de administratie van belanghebbende niet voldoet aan de eisen, omdat de kasadministratie gebrekkig is en dat de bewaarplicht is geschonden nu de detailgegevens van de kassa’s, de Z-afslagen, pintransactiesgegevens en pin-dagafslagen niet zijn bewaard.

De ondernemer stelt dat zijn administratie nog voldoende mogelijkheden biedt om binnen een redelijke termijn een controle daarop mogelijk te maken. De administratie van een eenmanszaak zal nooit kunnen voldoen aan de eisen van zekerheid en volledigheid, zoals die bekend zijn uit de controle-leer.

Volgens de ondernemer maakt de verwerking van döner in voornamelijk broodjes, dürüm en schotels het vaststellen van een sluitende goederenbeweging aan de hand van de kassagegevens onmogelijk. De Belastingdienst stelt dat het met behulp van de detailgegevens mogelijk zou zijn om een geld-goederenstroom op te zetten èn een check te doen op de aan/afwezigheid van manipulaties op de kassa ter verzwijging van omzet.
Daarnaast bestaat de omzet voor een aanzienlijk deel bestaat uit kant en klare producten. Deze worden verkocht in dezelfde vorm als waarin deze worden ingekocht. Een ingekocht blikje fris moet ook een verkocht blikje fris opleveren.

De ondernemer wijst op een uitspraak van hof ‘s-Hertogenbosch, waarbij een controle aan de hand van een in de branche gebruikelijk brutowinstpercentage mogelijk zou zijn. Volgens de Belastingdienst is zo’n brutowinstpercentage niet betrouwbaar, omdat het niet meer is dan een grove indicatie voor de winstgevendheid van deze onderneming.

De ondernemer stelt nog dat de kassa niet altijd juist is bediend, waardoor bedragen zijn aangeslagen die niet tot de omzet behoren. De Belastingdienst vindt het niet aannemelijk dat er voor relevante bedragen omzet in de detailgegevens van de kassa is opgenomen, die in werkelijkheid geen omzet was. En geeft daarvan een berekening aan de hand van het van de kassaleverancier ontvangen stuk van het kassajournaal.

De uitspraak

De rechtbank vindt dat de Belastingdienst te snel de informatiebeschikking heeft afgegeven.

Het hof komt in hoger beroep tot een andere conclusie.

De administratie van belanghebbende bestaat slechts uit de in Excel door belanghebbende opgemaakte kasstaten per maand, inkoopnota’s, bankafschriften, loonstroken en grootboekkaarten.
Zonder de onderliggende primaire bescheiden is deze administratie volstrekt ontoereikend om een afdoende controle van de omzet binnen een redelijke termijn mogelijk te maken.

Belanghebbende had ook de detailgegevens moeten bewaren. Zelfs als de kassa’s niet naar behoren werken, doordat bepaalde in het kassasysteem geregistreerde omzet geen daadwerkelijk behaalde omzet is. Uit die detailinformatie zou ook de foutief aangeslagen omzet gebleken zijn.

De leerpunten

Het hof rekent het niet bewaren van de detailgegevens van de kassa de ondernemer zwaar aan. De geld-goederenbeweging van kant en klare producten, die worden verkocht in dezelfde vorm als waarin deze worden ingekocht, erkent het hof als belangrijk controlemiddel. De detailgegevens (zoals bijvoorbeeld de verkochte frikandellen) moeten daarvoor beschikbaar blijven.

Het hof erkent dat de detailgegevens van de kassa ook nodig zijn voor een beoordeling van mogelijkheden om de omzet te beïnvloeden, zoals onwaarschijnlijke retourboekingen of langdurig werken in trainingstand.

Hof Arnhem-Leeuwarden negeert een vaak aangehaalde uitspraak van hof Den Bosch inzake controleren aan de hand van branche brutowinstpercentages. Een administratie, die zo pover is, dat alleen vergelijking met brutowinstpercentages van andere bedrijven mogelijk zou zijn, is niet controleerbaar binnen redelijke termijn.

 

De serie ‘Voldoet uw organisatie aan de administratie- en bewaarschrift’ is geschreven door SBA adviseur Steven Danen (IdeeSD Consultancy). Daarvoor werkte hij 44 jaar bij de Belastingdienst als accountant en IT-auditor.
Hij specialiseerde zich meer dan 10 jaar op het analyseren van data uit afrekensystemen. Lees op de SBA site ook de twee eerder verschenen en behandelde zaken in deze serie.