Voor leveranciers

Het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen is het onafhankelijke en transparante keurmerk voor afrekensystemen in Nederland. In omringende landen is hier vaak specifieke wetgeving voor. In Nederland is bewust de keuze gemaakt voor zelfregulerend optreden in de sector. De stichting geeft hier in de praktijk invulling aan, in nauwe samenwerking met de Belastingdienst.

Eind 2023 is de handreiking vanuit de Belastingdienst verschenen. Deze handreiking die in samenwerking met de stichting is ontwikkeld geeft inzicht in de aandachtspunten die de Belastingdienst hanteert bij het toezicht op een aangifte van een onderneming die een afrekensysteem gebruikt. Keurmerkhouders voldoen aan deze handreiking.

Om voor het keurmerk in aanmerking te komen doorloopt u eerst een procedure om vast te stellen of het voorgedragen product voldoet aan de norm betrouwbaar afrekensysteem die de stichting stelt. Belangrijk onderdeel van deze procedure is dat u een self-assessment uitvoert. Auditors van BDO leveren een belangrijke bijdrage aan de beoordeling. Uiteindelijk besluit het bestuur van de stichting of het keurmerk verleend kan worden.

Uw deelname aan de stichting brengt daarnaast nog aanvullende voordelen met zich mee:

Bevestiging naar uzelf en uw klanten dat uw systeem goed in elkaar zit;
Bevestiging naar de markt dat u een kwaliteitssysteem levert dat in het spreekwoordelijke ‘linker rijtje’ staat;
Een onafhankelijk oordeel door een derde partij dat uw systeem aan de handreiking vanuit de Belastingdienst voldoet en daarmee fiscusproof en fraudebestendig is.

Daarnaast vervullen wij voor u ook een rol in het kader van informatievoorziening en het mogelijk maken om wetgeving mede te beïnvloeden:

Kennisdeling nationale en internationale wetgeving.
Vertalen van Europese wetgeving en aansluiten op.
Zelfregulering en beïnvloeding van wetgeving.

Het stappenplan is als volgt:

Aanmelden als deelnemer

Als producent of leverancier van afrekensystemen kunt u deelnemer worden van de stichting en de procedure volgen om uw product(en) in aanmerking te laten komen voor het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Om deelnemer te worden dient u het Aanmeldformulier in te vullen en naar de stichting te sturen.

Door u aan te melden verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de Deelnemersvoorwaarden van de Stichting. Deelnemers zijn jaarlijks een deelnemersbijdrage verschuldigd. De hoogte van de deelnemersbijdrage is opvraagbaar bij het secretariaat van de stichting.

Self-assessment uitvoeren

Na aanmelding en voldoen van de deelnemersbijdrage, ontvangt u de documentatieset. Deze documentatieset bestaat uit de onderstaande documenten:

Norm voor een Betrouwbaar Afrekensysteem
Zelfbeoordeling betrouwbaar afrekensysteem
Definitielijst
Managementverklaring, waarin het management van de organisatie dat het keurmerk aanvraagt, verklaart dat de zelfbeoordeling naar waarheid is ingevuld

De ingevulde zelfbeoordeling en de ondertekende managementverklaring stuurt u vervolgens digitaal) naar het secretariaat van de stichting. De documenten worden door het secretariaat gecontroleerd op volledigheid en er vindt een eerste controle plaats op kwaliteit van de aanvraag. In overleg met de keurmerkaanvrager wordt het document vervolgens naar de externe auditor gestuurd.

De auditor neemt contact op met de aanvrager als nadere toelichting nodig is. Ten slotte adviseert de auditor het bestuur van de stichting of het afrekensysteem aan de eisen voldoet. Als het besluit van de auditor én het bestuur positief is ontvangt u het keurmerk. Het bestuur brengt u hiervan schriftelijk op de hoogte. U ontvangt dan ook het keurmerkcertificaat.

Aan het aanvragen van het keurmerk zijn eenmalige kosten verbonden, in verband met het inschakelen van de externe auditor.

Keurmerk ontvangen

Als u voor uw product het keurmerk heeft ontvangen, dan wordt het desbetreffende product ingeschreven in het keurmerkregister. U wordt dan op onze website als keurmerkhouder toegevoegd. Ook mag u publiekelijk bekend maken dat u een keurmerkproduct levert. De voorwaarden hiervoor zijn opgenomen in de deelnemersvoorwaarden van Stichting Betrouwbare Afrekensystemen.