Stichting Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen

Veel point-of-sale software is specifiek voor de horeca of detailhandel ontwikkeld. Deze software voldoet aan de specifieke eisen die vanuit deze sectoren worden gesteld. In de horeca spelen reserveringen, tafelzettingen, bestellingen per tafel bijvoorbeeld een rol. Voor wat betreft de detailhandel gaat het met name om functies zoals prijs- en assortimentsbeheer, voorraadbeheer, klantbeheer, loyaliteit en cadeaubonnen, artikelscanning en retouren. Deze functies zijn van belang voor nagenoeg alle branches in de detailhandel.  Daarboven stellen veel branches hun eigen eisen stellen aan point-of-sale software. Deze eisen zijn vaak zo specifiek dat lang niet alle point-of-sale software hieraan tegemoet komt. Indien u als winkelier actief bent in een branche met dergelijke specifieke eisen, vergeet dan ook niet om voorafgaand aan de aankoop te toetsen of de software in het systeem van uw keuze ook echt voldoet aan deze branchespecifieke eisen.

In dit artikel wordt ter illustratie ingegaan op een aantal van deze branchespecifieke eisen, zonder de intentie te hebben om tot een volledige opsomming te komen. We kijken naar specifieke wensen van modezaken, woonzaken, rijwielzaken, slagerijen en juweliers.

MODEZAKEN

Kenmerkend voor modezaken (kleding, schoenen) is dat deze winkels hoofdzakelijk vanuit beschikbare voorraad hun artikelen verkopen en dat ze veel productvariaties kennen in maten, kleuren en modellen.

Specifieke eisen die worden gesteld aan point-of-sale software hebben betrekking op:

  • het bijhouden van de exacte voorraad van productvariaties: specifieke maten, kleuren en modellen van producten (maattabellen en kleurbogen);
  • de mogelijkheid om op één artikel diverse inkoop-, voorraad- en verkoopprijzen te registreren. Dit is van belang bij artikelen die op basis van maten of kleuren of andere productvariant verschillende prijzen worden gehanteerd;
  • koppelingen met vertikale online marktplaatsen die zich richten op mode, zoals Miinto, Localsunited en Bol.com. Via het point-of-sale systeem vindt dan o.a. voorraadcontrole en het versturen van orders plaats;
  • koppelingen met cadeaubonnen en loyaliteitsprogramma’s die specifiek op de mode zijn gericht (bv. Fashioncheque);
  • EDI-koppelingen met leveranciers/groothandels, waarmee elektronische uitwisseling van handelsberichten (artikelberichten, orders, verkoopberichten) – bij voorkeur op basis van (internationele) standaarden – plaatsvindt. Hiermee wordt de administratieve afhandeling tussen bedrijven geautomatiseerd.  Enkele voorbeelden van deze eisen zijn:
  • Kenmerkend voor de woonbranche is dat deze winkels in de meeste gevallen hun artikelen niet vanuit beschikbare voorraad verkopen, maar op bestelling met lange levertijden. Daarnaast worden vaak samengestelde artikelen gekocht, waarbij de consument een aankoop (denk bijvoorbeeld aan een keuken) configureert uit verschillende onderdelen (die ook als afzonderlijke artikelen worden aangeboden) en variaties (model, kleur, materiaal e.d.). In veel gevallen betekent dit dat een aankoop door de detaillist besteld moet worden bij verschillende leveranciers. Dit geheel maakt het aankoopproces aan de achterkant lang en complex, waarbij logistiek en inkoop een belangrijk deel van de bedrijfsprocessen vormen. De specifieke eisen aan de point-of-sale software worden in deze branche dan ook vooral aan de back-end gesteld.

WOONZAKEN

Kenmerkend voor de woonbranche is dat deze winkels in de meeste gevallen hun artikelen niet vanuit beschikbare voorraad verkopen, maar op bestelling met lange levertijden. Daarnaast worden vaak samengestelde artikelen gekocht, waarbij de consument een aankoop (denk bijvoorbeeld aan een keuken) configureert uit verschillende onderdelen (die ook als afzonderlijke artikelen worden aangeboden) en variaties (model, kleur, materiaal e.d.). In veel gevallen betekent dit dat een aankoop door de detaillist besteld moet worden bij verschillende leveranciers. Dit geheel maakt het aankoopproces aan de achterkant lang en complex, waarbij logistiek en inkoop een belangrijk deel van de bedrijfsprocessen vormen. De specifieke eisen aan de point-of-sale software worden in deze branche dan ook vooral aan de back-end gesteld.

Enkele voorbeelden van deze eisen zijn:

  • het verwerken van klantorders waarbij rekening wordt gehouden met configuratie, lange levertijden, eventuele levering in gedeeltes, plaatsing en installatie op locatie e.d.
  • het visualiseren van producten, zoals keukens en badkamers (3D-weergaven, plattegronden e.d.);
  • EDI-koppelingen (slaapbranche, meubelbranche);
  • Koppelingen met ateliers;
  • Het berekenen van omvang van vloeren, gordijnen, raamdecoratie en de correcte verwerking hiervan in klantorders e.d.

RIJWIELZAKEN

Rijwielzaken verkopen hun artikelen ((brom)fietsen en accessoires) doorgaans vanuit beschikbare voorraad. Kenmerkend is dat rijwielzaken tevens onderhoud en reparatie van de fietsen verzorgen en de winkel daarom vrijwel altijd inclusief een werkplaats is. Tevens vindt er veel inruil en verkoop van tweedehands fietsen plaats en is een fiets, bromfiets een artikel met een uniek framenummer, waarvoor verzekeringen en (extra) garanties worden verkocht.

Enkele voorbeelden van specifieke eisen die deze winkeliers stellen aan point-of-sale software:

  • werkplaatsfuncties, waaronder werkplanning, berekenen arbeidsloon, bestellen van onderdelen en materialen voor reparaties en het verrekenen hiervan in eindfactuur;
  • afsluiten van verzekeringen
  • registratie van framenummer en afhandeling van garanties;
  • koppeling met leveranciers en groothandels (zowel rechtstreeks voor orders, pakbon, inkoopprijzen e.d. als via platform Digitaal Samenwerken Tweewielerbranche voor artikelberichten);
  • occasions;
  • koppeling met RDW (publieke dienstverlener in de mobiliteitsketen met taken op het gebied van toelating van voertuigen en onderdelen daarvan, toezicht en handhaving, registratie, informatieverstrekking en documentafgifte.

SLAGERIJEN

Een slagerij is gespecialiseerd in de verkoop van vlees en vleeswaren. Tegenwoordig verkoopt een slagerij echter nog veel meer etenswaren, zoals eigengemaakte maaltijden, soepen, salades, belegde broodjes en hapjes. Sommige slagers gaan nog een stapje verder en verzorgen het eten (en drinken) op feesten en partijen; oftewel catering. Daarnaast zijn er slagers die zich gespecialiseerd hebben in bijzonder vlees. Denk bijvoorbeeld aan een slager die biologisch vlees verkoopt. In de productieruimte van een slagerij wordt het vlees verwerkt, zodat klanten het in de winkel kunnen kopen. Soms snijdt de slager het vlees alleen af, maar vaak wordt het ook door hem bewerkt. Bijvoorbeeld gekruid, gepaneerd of gemalen in de vleesmolen (bijvoorbeeld voor gehakt of een hamburger). Tegenwoordig moeten alle ingrediënten van alle verkochte producten bekend zijn.

De prijs van vrijwel alle artikelen wordt per gewichtseenheid berekend en dat betekent dat alle aangekochte artikelen bij het afrekenen aan de kassa gewogen moeten worden.

Enkele specifieke eisen die slagers stellen aan point-of-sale software:

  • weegschaal koppeling (of weegschaal met koppeling backend);
  • voedingswaarde, ingrediënten en allergenen van aangeboden producten (koppeling met ingrediëntendatabase;
  • ondersteuning productieproces (bv. berekenen dervingskosten bij bewerking van vlees).

JUWELIERSZAKEN

Een juwelierszaak is gespecialiseerd in de verkoop van sieraden, horloges, edelstenen, juwelen en accessoires. De producten die naast horloges worden verkocht zijn o.a. (trouw)ringen, armbanden, broches, colliers, hangers, kettingen, manchetknopen en oorbellen. Deze producten zijn vaak (deels) gemaakt van edelmetaal (bv. goud, zilver, platina) en edelstenen (bv. diamant). Vaak voert de juwelier ook reparatiewerkzaamheden uit en in sommige gevallen ontwerpt hij zelf producten. Daarnaast kan de juwelier werkzaamheden (bijvoorbeeld reparaties) laten uitvoeren door een edelsmid.

Enkele specifieke eisen die juweliers stellen aan point-of-sale software:

  • registreren van materialen, edelmetalen en edelstenen die gebruikt zijn in sieraden;
  • registreren van het soort uurwerken die in horloges zijn toegepast;
  • calculeren van prijzen op basis van de actuele goudkoers (en andere koersen);
  • het bepalen van de sloopwaarde van sieraden;
  • op zicht verkoop van artikelen aan klanten
  • inkoop en verkoop van edelmetalen en -stenen
  • atelier functies, arbeidsloon maar ook het gebruik van materialen in reparaties, creaties etc.
  • Koppelingen met groothandels via standaard artikelbericht In veel detailhandelsbranches is het hebben van een algemeen detailhandelspakket onvoldoende, maar heb je baat hebt bij extra functionaliteiten. Als een leverancier aangeeft dat zijn software voor alle detailhandelsbranches geschikt is of je ziet op zijn website een lange lijst met een grote hoeveelheid branches waaraan geleverd wordt, wees dan op uw hoede en vraag door naar functies die u ondersteunen bij bedrijfsprocessen die specifiek zIjn voor uw branche. U zult niet de eerste ondernemer zijn die van een koude kermis thuis komt als u denkt goedkoop uit te zijn met een algemeen pakket.

CONCLUSIE

In veel detailhandelsbranches is het hebben van een algemeen detailhandelspakket onvoldoende, maar heb je baat hebt bij extra functionaliteiten. Als een leverancier aangeeft dat zijn software voor alle detailhandelsbranches geschikt is of je ziet op zijn website een lange lijst met een grote hoeveelheid branches waaraan geleverd wordt, wees dan op uw hoede en vraag door naar functies die u ondersteunen bij bedrijfsprocessen die specifiek zIjn voor uw branche. U zult niet de eerste ondernemer zijn die van een koude kermis thuis komt als u denkt goedkoop uit te zijn met een algemeen pakket.

Bron: www.CheckOut.nl